服裝公司所謂“跟單員”是指在企業運作過程中，以客戶訂單爲依據，跟蹤產品(或服務)運作流向的專職人員，是企業內各部門之間及企業與客戶之間相互聯繫的中心樞紐。廣義跟單員：廠長、總經理，以及所有圍繞着訂單去工作、對出貨交期負責的人，都是跟單員。
業務跟單：嚴格來說應該叫“業務跟進”，就是對準客戶(即對本公司服務或產品有購買或享用意向的人羣)進行跟進，以締結業務合同爲目標的一系列活動。
生產跟單：對已接的客戶訂單進行成品出貨送達客戶前的生產進度、貨運報關跟進，以確保如期出貨搭上運輸器爲目標。
跟單員工作的重要性主要表現在：
a.跟單員需要面對客戶、面對訂單開展工作。
b.跟單員是企業與市場、業務員與客戶之間聯繫的紐帶。
c.隨着商品市場的多樣化、小批量化譯介節奏的加快，其工作質量的好壞直接影響公司的服務品質和企業形象。
d.跟單員工作是一項非常“綜合性”和“邊緣性”的工作：對外要有業務員的素質，對內要有生產管理的能力。
在小公司：跟單員就是內勤業務員(或叫業務主管)、生產計劃員(或計劃主管)、物控員(物控主管)、採購員(或採購主管)。
跟單員的特性：動態性、核心性、抽象性、積累性、綜合性、跨越性。跟單員心中不妨把別人看成是自己的部下，你不做我做，結果導向對最終結果負責，以整件事的成敗論英雄，對別人的不配合負責，沒有理由可講。
成功的跟單員應可扮演及具備以下角色或能力：1.談判者;2.與工程人員共事的能力;3.絕佳人際關係處理能力;
客戶落單方式主要有電話(口頭)、傳真、E-mail三種方式。確認產品名稱規格、數量、單價、金額、交期、交貨方式、單價條款、付款方式、包裝要求。
客戶的包裝資料一般包括內包裝、外包裝、標籤、說明書。
付款方式有T/T(電匯)、L/C(信用證)、D/P(付款交單)、D/A(承兌交單)。
工廠《裝箱單》的製作：製作《裝箱單》首先應明確此次出貨產品的品名規格、數量、箱數、淨重、毛重、包裝尺寸、體積、箱號、麥頭。
貨櫃規格的選擇：現普遍使用的有6米櫃、12米櫃，還有加高12米櫃。最好的方法就是根據貨櫃的內尺寸，結合紙箱的尺寸，構想貨櫃裏的不同擺放方式，看一個貨櫃到底能裝多少箱的貨物。
審單需做以下幾點：品名規格、單價金額、數量、交期、付款方式、包裝方式、出貨方式。
網印就是OEM產品，需按客戶要求網印客戶品牌或技術參數在產品上 船樣就是完整包裝的產品樣品，可以發貨上船的程度。
出貨單由行銷部開立，有會計聯、營銷聯、資材聯、保安聯。
貨出工廠後，有部分不良產品，客戶投訴，退回的產品，需寫《退貨單》給倉庫作收貨的憑證。再寫《客戶抱怨處理單》給質保部討論，是何種原因，如何避免此類現象的發生作出總結。
評審內容：1.技術開發部評審產品的技術性能安全及工藝、包裝要求，明確是否需要進行產品開發，增設相應的模、夾、量具及設備，並制定出相應的《產品物料清單》與產品工藝要求應按評審規定的時間下發到相關部門。2.品管部評審產品所需的檢測能力、品質控制能力，是否需要編制《質量計劃》，如需編制《質量計劃》應在評審時確定《質量計劃》發放到相應部門。3.採購部評審訂貨產品的所需的原材料、外購件、外協件的採購能力。4.製造部評審產品的交貨期、交貨數量及生產能力
製造企業五大職能要素：銷售管理;生產管理;財務管理;人事管理;物料管理。
製造企業生產的兩種類型：需求計劃型;訂單生產型。
生產能力(簡稱產能)是指生產設備在一定的時間內所能生產的產品數量，產能統稱以標準直接工時爲單位。
制定生產計劃應遵循的原則及要考慮的因素：交貨期先後原則;客戶分類原則;產能平衡原則;工藝流程原則;工作部門因素;時間因素。
常見的規定採購要求的文件：採購合同;圖樣;標準;樣板;技術協定書。 採購主管的三把火：抓採購進度跟蹤表;抓供應商資料表;抓物料庫存金額檢討表。
收料流程：貨物驗收，應做到進出驗收，品質第一。貨物的驗收工作，是做好倉庫管理的基礎。一般來說，倉庫貨物的驗收主要包括四個方面：品名、規格;數量;品質;憑據。
產品交貨條件一般有：FOB船上交貨(指定起運地點)、FOR鐵路交貨(指定起運地點)、FOT貨車交貨(指定起運地點)、自提(供方廠區交貨)，供方承擔的奉賢和費用到指定的交貨點爲止。
生產部管理基本目標：工時降低;損耗降低;輔料降低。
制定工時標準的方法：用馬錶(秒錶)測量中等程度作業人員在各環節工作中的時間耗用量並記錄下來彙總合計即得;用現有平均生產水平爲標準推算;通過分組比賽評獎去獲得較高的生產率水平然後再來推算出工時標準。
推行5S運動(整理、整頓、清掃、清潔、素養)，因爲它是養成(好習慣)，屏棄(草率)，建立(講究)的基礎工程，也是做好品管工作，提高工作效率，降低生產成本的先決條件。工作有條不紊、一絲不苟、管理落實到位纔是5S的精義。
在工廠裏，檢驗制度通常包括：進料檢驗IQC;製程檢驗IPQC;最終檢驗FQC;出貨檢驗OQC;品質稽覈QA。
ISO9000的原意是“質量保證體系”——也就是提供了一種企業用以保證其產品或服務質量的管理的要點、原則、規範等，它要求一個企業必須有哪些制度、哪些記錄、哪些工作指南等等最後去“保證質量”。而實際上，由於企業管理是一個完整、聯繫的整體，於是從質量保證這一條主線上所展開的管理體系，卻恰恰對整個企業的管理起到非同尋常的作用。ISO9000=“質量保證體系”+科學的管理體系+科學管理指南
成品入庫單既是成品庫存管理之入庫憑據(成品一旦入庫，成品倉權責人員即有責任對其未來去向要有交代)，同時也作爲製造(組裝)計件工資計算之依據，有成品倉敢認帳收到成品，可保產品正確無誤。
成品出貨單是成品倉權責人員對其入庫成品之去向的交代，爲確保去向之合理明確，成品出貨單之客戶代碼/名稱不得爲空，否則系統將不予確認和接受;成品出貨單是客戶方面應收款之依據，因此，客戶代碼/名稱只能從系統中選擇而不能由作業人員臨時輸入，因爲貨款是否可以收回，不是倉管員的權責範圍，故客戶之登錄(以供此處選擇)須經總經理籤核。
合同中的商品檢驗條款1.以離岸品質、數量爲準。這種規定方法的基本涵義是貨物在出口方裝運前進行檢驗，取得的檢驗證書作爲最後依據，貨物到達進口國後的檢驗不能作爲提出異議的依據。2.以到岸品質、數量爲準。這種規定方法的基本涵義是貨物到達進口國卸船後的檢驗證書作爲最後的機遇，裝運前的證書不具效力。3.以裝運地的商品檢驗證書作爲議付依據，貨到目的地後，買方有複驗權。這種規定方法的基本涵義是同時承認進出口雙方的檢驗證書的效力，因此比較公平。
提單是海上貨物運輸合同的證明。1.提單是承運人或其代理人收到貨物的收據。2.提單是承運人憑以交付貨物的具有物權特性的憑證
貿易合同的形式，可採用正式的合同、確認書，也可採用協議、備忘錄等各種形式。確認書的內容比合同簡單一些，一般只包括主要的交易條件。其中，由賣方出具的確認書稱爲“銷售確認書”; 由買方出具的確認書稱爲“購貨確認書”。
信用證業務的特點，信用證是目前使用最爲廣泛的支付方式，它有三個特點：銀行信用;信用證是一種自足的文件;信用證業務是“單據買賣”。
管理是指利用擁有的資源，建立過程控制，完成增加價值的轉換(或稱產生新的價值)過程。資源包括人員、資金、設備、技術、方法、情報及時間。
效率——管理的極其重要的組成部分，它是指輸入與輸出的關係。對於給定的輸入，如果你能獲得更多的輸出，你就提高了效率。管理就是要使資源成本最小化。效果——當管理者實現了組織的目標，我們就說他們是效果的。因此，效率涉及是活動方式，而效果涉及的是活動的結果。
跟單工作比較繁瑣，小事，雜事，難事不少，如果藉助於一些跟單方面的工具，會解決不少日常重複處理的工作，從而提高跟單效率，減少出錯的可能性。比如：跟單網提供的跟單系統，就是這樣一個工具:跟單網,提供跟單行業的豐富資訊與企業跟單的軟件系統，幫助企業解決跟單過程中的大事，雜事，瑣碎事，使跟單再無難事.
跟單英文walkthrough的直譯 ,意思是從業務的起始一直到業務的結束——一般都是到財務做帳結束——一整套業務流程的。跟單就是跟着這些已經發生的業務所留下的證據——各種證據、單據、報表等——對業務流程進行重複模擬。
跟單員的定義Documentary Handler 跟單員是指在企業運作過程中，以客戶訂單爲依據，跟蹤產品，跟蹤服務運作流向的專職人員。(不能兼職，替代) 所有圍繞着訂單去工作，對出貨交期負責的人，都是跟單員。
以下是服裝業的跟單員：
跟單員在外期間生活、工作注意調理有序，尤其保證人身安全，另外更注重的是代表企業形象。
一、日常工作安排：
⒈ 全面準備並瞭解訂單資料(客戶制單、生產工藝、最終確認樣、面/輔料樣卡、確認意見或更正資料、特殊情況可攜帶客樣)，確認所掌握的所有資料之間製作工藝細節是否統一、詳盡。對指示不明確的事項詳細反映給相關技術部和業務部，以便及時確認。
⒉ 務必保證本公司與外加工廠之間所有要求及資料詳細並明確、一致!(最好要有文字證明)
⒊ 事先儘可能多地瞭解各加工廠的生產、經營狀況並對工廠的優/劣勢進行充分評估，做到知根知底。
⒋ 跟單員言行、態度均代表本公司,因此與各業務單位處理相應業務過程中，須把握基本原則、注意言行得體、態度不卑不亢。嚴禁以任何主觀或客觀理由對客戶(或客戶公司跟單員)有過激的言行。處理業務過程中不能隨意越權表態,有問題及時請示公司決定。
⒌ 預先充分估量工作中問題的潛在發生性，相應加強工作力度，完善細化前期工作，減少乃至杜絕其發生的可能性。不以發現問題爲目的，預先充分防範、工作中重複發掘、及時處理問題並總結經驗，對以後的工作方式和細則進一步完善方爲根本之道。
6. 訂單跟單員與訂單負責人(操作員)要保持密切的聯繫，出於雙方的利益着想，雙與對方溝通，將問題降到最低限度。
二、 生產過程中的驗貨工作程序：
⒈ 面/輔料到廠後，督促工廠最短時間內根據發貨單詳細盤點，並由工廠簽收。若出現短碼/少現象要親自參與清點並確認。
⒉ 如工廠前期未打過樣品，須安排其速打出投產前樣確認，並將檢驗結果書面通知工廠負責人和工廠技術科。特殊情況下須交至公司或客戶確認,整改無誤後方可投產。
⒊ 校對工廠裁剪樣版後方可對其進行版長確認，詳細記錄後的單耗確認書由工廠負責人簽名確認，並通知其開裁。
⒋ 根據雙方確認後的單耗要與工廠共同覈對面/輔料的溢缺值，並將具體數據以書面形式通知公司。如有欠料，須及時落實補料事宜並告知加工廠。如有溢餘則要告知工廠大貨結束後退還我司，並督促其節約使用，杜絕浪費現象。
⒌ 投產初期必須每個車間、每道工序高標準地進行半成品檢驗，如有問題要及時反映工廠負責人和相應管理人員，並監督、協助工廠落實整改。
⒍ 每個車間下機首件成品後，要對其尺寸、做工、款式、工藝進行全面細緻地檢驗。出具檢驗報告書(大貨生產初期/中期/末期)及整改意見，經加工廠負責人簽字確認後留工廠一份，自留一份並傳真公司。
⒎每天要記錄、總結工作，制定明日工作方案。根據大貨交期事先列出生產計劃表，每日詳實記錄工廠裁剪進度、投產進度、產成品情況、投產機臺數量,並按生產計劃表落實進度並督促工廠。生產進度要隨時彙報公司。
⒏ 針對客戶跟單員或公司巡檢到工廠所提出的製作、質量要求，要監督、協助加工廠落實到位，並及時彙報公司落實情況。
⒐ 成品進入後整理車間,需隨時檢查實際操作工人的整燙、包裝等質量，並不定期抽驗包裝好的成品，要做到有問題早發現、早處理。盡最大努力保證大貨質量和交期。
⒑ 大貨包裝完畢後，要將裁剪明細與裝箱單進行覈對，檢查每色、每號是否相符。如有問題必須查明原因並及時相應解決。
⒒ 加工結束後，詳細清理並收回所有剩餘面料、輔料。
⒓ 對生產過程中各環節(包括本公司相應部門和各業務單位)的協同配合力度、出現的問題、對問題的反應處理能力以及整個定單操作情況進行總結,以書面形式報告公司主管領導。
13.在檢查過程中一定要公平，客觀。不能收到廠家的一點點好處，而忘了自己的職責.
1)要有較好的外語基礎，掌握一定的專業外語，同時至少對(面料/服裝)生產流程有基本上的瞭解：接單--備料--開裁--掃粉(如有車花或釘珠)/排花(如是喱士排花款)--車縫--手工--後整--查貨--包裝等等。
2)接單：清楚明白不同客戶對樣辦款式及風格上的需求，在跟客戶接單時，能及時發現一些生產上可能出現的問題，誘導客戶接受既具他的產品獨特風格而又適於大貨生產的產品(注意：“是否適合於生產大貨”這一點是做樣辦時特別重要考慮到的!!!因爲，如果難度太大而不是普遍工廠能到好，那麼無疑就是大大提高了生產成本……)，把客戶各項要求清楚地標明在辦單上。
3)布產：A.讓紙樣師傅做圖稿的同時安排備料，認真做到跟進每工序的進度並記錄生產過程中碰到的每個問題、需注意的事項、每種物料的用量及各工序生產工時以作成本覈算的基本資料。
4)看辦：樣辦完成後，可請本廠設計師一起看辦(這個對於初入門的跟單員相當重要，可以從中學到一些技術上的東西)，看看這辦是否已做到如你從客戶那瞭解到的他所要的樣辦。
5)成本資料：樣辦寄給客戶後就得做成本資料存檔及給客戶報價，這一項需要特別謹慎認真。大家都知道，如果成本出了點錯或是報價出錯，會對以後這個款的大貨帶來很大損失……
跟大貨生產要求：
1)有較好的外語基礎，掌握一定的專業外語，同時至少對服裝生產流程有基本上的瞭解：接單--備料--開裁--掃粉(如有車花或釘珠)/排花(如是喱士排花款)--車縫--手工--後整--查貨--包裝
2)接單：特別注意與跟辦同事銜接好相應款式在做辦時存檔的資料----這部分工作得特別細心，如：做辦時是這樣做，而客戶已要求大貨更改另外的做法。
3)布產：將生產單及各工序在做辦時遇到的問題、修改方法以及人客意見的資料分發給各相應工序。
4)跟進生產：多到車間走走，向各工序的管理人員瞭解各款大貨在生產過種中所碰到的問題，如有必要，需向客戶反映問題及建議或徵求意見……
5)貨期及質量：跟進貨期的同時要讓QC控制好質量……
6)出貨箱單資料：需預先提供出箱裝單資料給船務部用於做報關資料……
7)包裝出貨：一般情況下，不同客戶有不同的嘜頭、嘜頭位置車法、包裝資料。按客戶要求做就可以了啦……
1、頭辦：設計圖紙發外廠做頭版，頭版批覈尺寸和板型(和設計師一起)，若不確認，必須繼續做復版。
2、確認生產款：做面輔料訂購預算單交採購部訂購。
3、發麪輔料：開單發麪輔料(CMT單不用發麪料)
4、做產前版：用大貨面輔料(如沒有物料可暫代，但需標示清楚)做正確產前辦，追辦並批覆(包括工藝、尺寸、輔料、款式等，總之是大貨前樣)。
5、生產進度和質量跟進，確保貨期和質量：開裁、裁數、初期查驗、中期查驗、尾期查驗、交貨、退主輔料清算。中間要解決各種生產中問題，對每款易出問題部分要時時提點檢查。如裁數多了或少了，物料補訂和補發，對FOB單數量的正常接受範圍外的：要不要多的數量、接不接受少了數量，三期的質量問題如何解決如何監督，貨期晚瞭如何解決等等。
跟單除了專業技術之外，還有的就是要注意和工廠的關係處理，這是一個很重要的關鍵
跟單的步驟包括：產前樣的確認，船樣的確認，生產中工廠和公司之間的銜接溝通，原料的質量鑑定，生產技術，產品包裝方式，交期的跟催和跟進，等等，總之包括生產的全過程。
還有的一種跟單是業務跟單，多爲外貿公司，對技術的知識要求不是太高，主要是負責生產工廠和客人的聯繫，並安排出貨方式和船期，付款等 。當然對於面料(服裝)的質量也相當重要。
跟內單的大致流程如下：從客戶下單到簽定完合同，根據排料室提供的排版圖進行前期的面料準備工作，同時可着手下投產資料單給各個部門(包括計劃辦、品質部、技術部、採購部)。面料到廠後可根據工廠的實際情況到車間跟蹤一下生產進度，以便更好的與客人溝通，並及時讓客人瞭解工廠的大貨操作情況，以備在出現特殊情況下(如交期不及時、不能按時交貨等)讓客人在第一時間得到消息，避免出現客人提前訂好船期或空運，因退倉不及時而給工廠造成不必要的損失。
跟單注意事項:
1：物料是否正確。
2：尺寸是否“準確”。
3：款式是否錯誤。
4：做工是否細緻。
5：成品顏色是否“正確”。
6：有無漏定物料。
7：物料是否能按預定時間到加工廠。
8：時間上是否有問題。
員工的一切行爲代表着整個公司的企業形象，不論從個人言行或者處事上，注重個人以及公司形象很重要。對公司要忠實，不能爲了個人利益而出賣了公司。跟單員在外期間生活、工作注意調理有序，尤其保證人身安全，另外更注重的是代表企業形象。