祕書替首長搞好接待，必須堅持這樣幾條原則：
一視同仁
所謂一視同仁，不是說吃的一樣，住的一樣，一切待遇都一樣。這裏講的是態度上，對每個來訪者，都要以禮相待。不論上、內、下、外的來訪者，都一樣的熱情。哪怕是不受歡迎者，也不要給他們留下冷冰冰的陰影。要改變門難進、人難見、臉難看、話難聽、事難辦的衙門作風。做到：一請坐、二倒茶、三問好、四辦事、五送客。
有的祕書品行不正，就出問題。例如：上面來的討好，下邊來的生硬；有權的來了重禮厚待，無權的來了不聞不問；認識的來了，熱情，不認識的來了，冷淡；穿着好的來了彬彬有禮，穿着差的來了愛理不理；男的來了三言兩語，女的來了滔滔不絕。如此等等，說明不能一視同仁。
用語文明
從心理學的角度來看，每個人都有程度不同的自卑心理，每個人也都有受人尊重的心理需要。來訪者表現得就更爲明顯，不管抱着什麼目的來，都希望得到尊重或理解。祕書在接待中講究談話的藝術，用語文明，就會使來訪者心理上的需要得到某種滿足，這就爲接待工作奠定了一個良好的基礎。
用語文明，首先要富有情感。話不在多，有情則靈。伴之平易近人的神態，和藹可親的笑容，謙虛溫和的語調，就能產生最佳效應。其次要始終如一。在正常情況下，祕書都能做到文明用語。但在自己受罵、受辱的情況下還能堅持文明用語，就需要很高的個人修養。能做到這一點，不敢說能把“硬漢說哭，憂婦說笑，蠻者說服”，至少也可以氣氛融洽，不出現尷尬。再次，還需要正確的體語相配合。體語包括眼部語言、手部語言、軀幹語言等等。體語不僅能傳遞信息，而且會影響人際互動。例如笑臉相迎（面部語言）、熱情握手（手部語言）、側身讓座（軀幹語言）等等。再如坐的距離不能太遠也不能太近。太遠了有敬而遠之之感，太近了有缺乏敬重之感，特別是異性間更是如此。一邊聽一邊記，不時點頭，眼睛不要東張西望等，都會使來訪者感到熱情而莊重，產生好感和信任感。
認真負責
對來訪者的談話，都要認真聽、記。不能敷衍了事，要弄清問題的原委和實質。該上報的上報，該解釋的解釋，該辦理的馬上辦理。要按正式程序處理接待中的問題。要設身處地爲來訪人員着想。決不能踢皮球或騙人。
認真負責還表現爲實事求是，堅持原則。介紹成績不誇大，談到不足不掩飾，彙報情況要有充分的事實做依據。不信口開河，不隨便表態，能辦到的努力辦，辦不到的不許願。對拿不準的問題，重大原則問題一定要經過請示才能答覆辦理。
勤儉節約
反腐倡廉在接待中表現明顯。堅決反對大吃大喝，鋪張浪費，講排場，擺闊氣，超標準，搞特殊。一個客人九個陪。來時接風，中間宴請，走時送行。幾頓飯就把一年的血汗吃完了。熱情不只表現在吃、住、玩上，更主要的是態度的誠懇和尊重。這樣纔是既禮貌又節儉。
內外有別
來訪者代表組織還是代表個人，是部隊人員還是地方同志，是老同志還是後來人，是家人還是外人等等，接待時要有區別。要嚴守紀律，注意保密。能講還是不能講，能多講還是應少講，要內外有別，這一點上不能一視同仁。