文員工作涉及面較廣，事務較繁瑣，對完成工作的質量效率也有一定的要求，不同的崗位、不同企業對文員要求也不一樣，常見的要求有打字速度快、文字處理能力強、專業對口、身體健康、工作壓力承受力強等等。我認爲，一個合格或者優秀的文員應具備如下幾點：
1、良好的文字處理能力，這是保證自己工作方向的基礎，能讓主管省事或另眼相看，這也是提升自己能力和地位的一大法寶。這裏的學問很深，自己最好備1本辦公文書寫作大全之類的書，這是必備的工具書，有些公司配的有。
2、電腦應用能力。應能獨立操作計算機，熟練操作Word、Excel、owerPoint、Outlook等辦公自動化軟件及Internet郵件收發和處理技巧，政府機關的文員也要求對WPS有一定的認識。
3、能熟練運用各類辦公自動化設備，打印機、複印機、傳真機、掃描儀、刻錄機，如果您對以上機器具有簡單維修技能，那一定是領導的掌中寶。
4、良好的溝通協調能力，文員作爲基層員工，一定要正確領會領導的意思，一件事不可能讓上級主管給你交代了又交代，較強的保密意識也就是責任心。同時，作爲文員，接聽電話時間也多，作爲公司與外界電話聯繫的第一人，你說溝通技巧重要不呢?當然公司各項業務一定要熟悉和精通。
5、其他能力，如一定的英語知識，較好的記憶力，時間分配能力等綜合能力。需要說明的是：每個企業根據企業不同的階段要求的能力也不一樣，當然，待遇基本也有差別。但文員確實是一個很能培養自己、鍛鍊自己不錯的一個職位。
另外，附上各級文員的一些職責：
辦公室文員(會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發)工作職責： 1、接聽、轉接電話;接待來訪人員。 2、負責辦公室的文祕、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。 3、負責總經理辦公室的清潔衛生。 4、做好會議紀要。 5、負責公司公文、信件、郵件、報刊雜誌的分送。 6、負責傳真件的收發工作。 7、負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。 8、做好公司宣傳專欄的組稿。 9、按照公司印信管理規定，保管使用公章，並對其負責。 10、管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。 11、統計每月考勤並交財務做帳，留底。 12、管理辦公各種財產,合理使用並提高財產的使用效率,提倡節儉。 13、領導或上級交代的其他工作.
祕書：祕書是掌管文書並協助機關或部門負責人處理日常工作的人員。 1998年5月，國家勞動部(現勞動和社會保障部)在其新頒佈的《祕書職業技能標準》一書上將“祕書”概念定義爲：專門從事辦公室程序工作，協助領導處理財務及日常事務，併爲領導決策及實施服務的人員。目前我國祕書從業人員約達2300萬人。我國外資企業祕書分三類：初級祕書——以接電話、發傳真、收發信件等服務型爲主;中等祕書(一般性祕書)——用英文寫一般信函、起草報告和準備會議等。多爲大專或本科畢業。高級祕書(經理助理)——能起草重要的合同文本、懂法律、稅務知識，有應急處理能力。