項目主管是項目團隊的關鍵成員，他與項目經理直接配合，制定項目目標，編制並維護項目預算表和進度表，根據進度安排分析項目的進展情況，並提出建議、採取行動以便加快進度。
爲了確保文檔和報告能始終保持精確，很多企業正在讓項目經理和項目主管成爲核心項目支持小組的成員，通常稱爲項目管理辦公室(PMO)或項目辦公室。通常項目管理辦公室向分管某一業務領域的高級別業務主管彙報工作，該主管可以是首席信息官、運營副總裁或新產品開發部門的負責人。這些主管通常都要求其分管的所有項目提供前後一致、可靠的狀態報告。
作爲項目管理辦公室的關鍵成員，項目主管必須履行以下職責，提供項目報告所需的關鍵信息。
項目主管的職責1：對項目團隊進行流程培訓
項目主管在項目的進行過程中(啓動、計劃、控制、執行和收尾階段)，要對項目團隊進行項目管理的原則和標準、方法以及流程方面的培訓，包括描述每個流程的意圖，使用計劃和成本覈算工具，確定責任人以及詳述審批手續。
項目主管的職責2：推進項目計劃和控制階段的工作
組織並推進項目團隊在計劃階段的工作也屬於項目主管的職能範疇。這些工作有很多種類，例如計劃、製作工作分解結構圖(WBS)、估算資源時間(resource hour)和任務週期、負責問題以及風險的管理，總結經驗教訓以及報告項目的進展狀況等。
項目主管的職責3：制定項目進度表
根據企業項目辦公室定下的標準，項目主管與項目團隊內其他關鍵成員合作制定項目進度表，其中包括資源應用和關鍵路徑分析。一旦定下了基準，進度表就被用來衡量工作進度、分配資源、跟蹤重要事件，監視並報告項目執行情況。
項目主管的職責4：控制進度，確保成功
項目主管主動”管理”進度表，確保項目能夠按時交付。此項職責要求項目主管定期蒐集項目狀態信息，更新進度表;分析計劃的變更情況或者可能出現的變更情況，重點關注關鍵路徑、未完成的任務和即將發生的任務;計算、分析並且報告實現收益等指標;分配資源，包括遞交資源申請書，監測當前分配狀況以及預測未來的需求;並與項目經理開會討論項目的進展情況。
項目主管的職責5：跟蹤和分析成本
項目主管必須利用現有的會計軟件和項目管理軟件，跟蹤實際(或合併)成本，其中包括工時、設備利用率以及所得資源。他也必須分析運營成本及其變化，以便預測總成本，還要向項目經理、項目辦公室和任何財務監督委員會彙報分析和計算結果。
項目主管的職責6：管理項目中的問題、風險和變化
項目主管只有能夠發現、分析和評估問題、風險和變更請求，才能夠將它們提交給恰當級別的負責人進行處理，並在項目協同數據庫中存檔和追蹤。項目主管監控問題、風險和變更請求的解決日期;聯絡各個項目團隊中的責任人，向他們瞭解當前狀態並索取文檔;協助有關責任人安排進度會議和解決問題的辦公會;向項目經理報告尚未解決的問題、風險和變更。
項目主管的職責7：記錄並傳達項目狀態信息
一般認爲應由項目主管撰寫實現收入報告，準備應向管理層提交的材料。儘管項目經理負責與公司溝通，但是分析、預測和建議的工作由項目主管負責。
爲了有效履行上述職責，成功的項目主管必須熟練使用項目管理軟件、相關的電子數據表和(財務、資源)數據庫等工具;還必須具備成本預算與評估、風險分析、關鍵路徑製圖與分析、資源預測和變更控制等業務專長。
值得注意的是，項目主管可能同時服務於幾個項目(取決於項目大小和工作經驗)。因此，他也必須有靈活性，能與多名項目經理共事，同時使項目達到企業要求的標準。