名片是商務人士的必備溝通交流工具，名片像一個人簡單的履歷表，遞送名片的同時，也是在告訴對方自己姓名、職務、地址、聯絡方式。由此可知，名片是每個人最重要的書面介紹材料。在我們從業之初，設計及印製名片是首要任務，於名片空白處或背面寫下個人資料，以幫助相互瞭解。精美的名片使人印象深刻，也能體現你的個人風格，但發送名片的時機與場合可是一門學問。
名片的用途十分廣泛，最主要的是用作自我介紹，也可隨贈送鮮花或禮物，以及發送介紹信、致謝信、邀請信、慰問信等使用，並在名片上面留下簡短附言。使用時最重要的是知道如何建立及展現個人風格，使名片更爲“個性化”，例如：送東西給別人，在名片後加上親筆寫的：“友誼天長地久”“祝你工作順利，早日升職加薪，職業生涯順風順水”等。
若想適時地發送名片，使對方接受並收到最好的效果，必須注意下列事項：
1. 首先要把自己的名片準備好，整齊地放在名片夾、盒或口袋中，要放在易於掏出的口袋或皮包裏。不要把自己的名片和他人的名片或其它雜物混在一起，以免用時手忙腳亂或掏錯名片。
2. 出席重大的'社交活動，一定要記住帶名片。參加會議時，應該在會前或會後交換名片，不要在會中擅自與別人交換名片。
3. 處在一羣彼此不認識的人當中，最好讓別人先發送名片。名片的發送可在剛見面或告別時，但如果自己即將發表意見，則在說話之前發名片給周圍的人，可幫助他們認識你。
4. 不要在一羣陌生人中到處傳發自己的名片，這會讓人誤以爲你想推銷什麼物品，反而不受重視。在商業社交活動中尤其要有選擇地提供名片，纔不致使人以爲你在替公司搞宣傳、拉業務。
5. 對於陌生人或巧遇的人，不要在談話中過早發送名片。因爲這種熱情一方面會打擾別人，另一方面有推銷自己之嫌。
6. 除非對方要求，否則不要在年長的主管面前主動出示名片。
7. 無論參加私人或商業餐宴，名片皆不可於用餐時發送，因爲此時只宜從事社交而非商業性的活動。
8. 遞交名片要用雙手或右手，用雙手拇指和食指執名片兩角，讓文字正面朝向對方，遞交時要目光注視對方，微笑致意，可順帶一句“請多多關照。”
9. 接名片時要用雙手，並認真看一遍上面的內容。如果接下來與對方談話，不要將名片收起來，應該放在桌子上，並保證不被其他東西壓起來，使對方感覺到你對他的重視。
10. 破舊名片應儘早丟棄，與其發送一張破損或髒污的名片，不如不送。
11. 交換名片時如果名片用完，可用於淨的紙代替，在上面寫下個人資料。
西方人的名片
西方人在使用名片時通常寫有幾個法文單詞的首字母，它們分別代表如下不同含義：
1. P.P.（pour presentation）：意即介紹，通常用來把一個朋友介紹給另一個朋友。當你收到一個朋友送來左下角寫有“P.P.”字樣的名片和一個陌生人的名片時，便是爲你介紹了一個新朋友，應立即給新朋友送張名片或打個電話。
2. P.f.（pour felicitation）：意即敬賀，用於節日或其它固定紀念日。
3. P.c.（pour condoleance）：意即謹唁，在重要人物逝世時，表示慰問。