爲了加強安全管理,消除安全隱患,維護正常的工作秩序,保證公司資產和財務網絡安全,特結合部門實際制定本辦法。
一、現金、銀行票據安全管理
1、用於零星支付的現金、銀行票據必須放入保險櫃中,保險櫃放置於辦公室安全位置,遠離門窗。
2、保險櫃鑰匙只能由出納人員掌握,並要嚴格保密,保險櫃鑰匙要隨身攜帶,不準將鑰匙放在辦公室內。
3、出納人員打開保險櫃時要請其他無關的人員適當遠離保險櫃,以防保險櫃密碼泄漏。
4、放有保險櫃的房間必須安裝防盜門和防盜窗,並在保險櫃的放置處安裝報警器。報警器要接通本單位的值班室,上班時間要將報警器關閉,下班時間打開。
5、庫存現金不得超過規定限額,收到大量現金時必須在下班前存入銀行,因特殊原因確需滯留超額現金的,要經有關領導批准,加派看護力量。
6、取送鉅額現金,必須使用專車、專用安全取送款箱,加派財務部人員和安全保衛部門人員共同負責安全,特殊情況聯繫銀行協助。
7、空白銀行票據現用現蓋章,嚴禁將蓋好圖章的票據存放過夜,空白票據只能由出納人員購買、填寫、保存,領取票據必須在票據登記簿上登記並有經手人在票據上簽字。
8、員工個人的現金、存摺、有價證券、金銀首飾不得存放在保險櫃或辦公室內。
9、每天下班之前要認真檢查辦公室的門窗、抽屜是否鎖好,出納人員要檢查保險櫃是否鎖好,遇到“國慶”、“春節”等長假期要在保險櫃、門窗上貼好封條。
二、發票、收據、印鑑安全管理
1、財務發票、收據安全管理
1)財務發票、收據由專人購買、填寫,購買時在發票領購登記簿上作好記錄,註明購買的數量及發票號碼。
2)開具的發票、收據要有領用登記表,註明開票日期、發票號碼、金額、項目,領用時要有領用人簽字。
3)使用完的發票、收據存根要由發票管理人員妥善保管,作好記錄,任何無關人員不得隨意翻閱。
2、印鑑安全管理
1)銀行印鑑分人保管、使用。
2)銀行印鑑應放置在鐵皮櫃中,不得隨便放入辦公室抽屜中,鐵皮櫃鑰匙應隨身攜帶。
3)使用銀行印鑑時要由保管人員親自操作,其他人員不得隨便使用印鑑。
三、會計檔案存放安全管理
1、收到的原始憑證要及時入帳,入帳後要及時貼入記帳憑證後,不得隨意丟放原始憑證以及記帳憑證。
2、下班後會計人員要把收到的原始憑證、打印的記帳憑證等重要會計資料放入抽屜中鎖好,不得隨意擺放在桌面上。
3、每月的記帳憑證在結帳後應及時裝訂,年度結束後的會計帳簿、會計報表、合同、文件等重要的會計檔案應及時歸檔,由檔案管理員統一管理,非財務人員不得隨意翻閱,會計人員查閱後要及時放歸原處。
4、存放在財務部的會計檔案要放置在鐵皮櫃中,由檔案管理員保管鑰匙,下班後將鐵皮櫃鎖好,鑰匙要隨身攜帶。
四、會計電算化安全管理
1、會計電算化軟件安全管理
1)用於操作的會計軟件必須安裝在計算機硬盤上,一般情況下不得重新安裝。
2)程序修正和會計軟件參數的調整一般由軟件開發公司來實施,會計數據的更正與恢復一般由系統維護人員負責,其他操作人員一律不得進行維護操作,維護人員實施數據更正與恢復必須作好詳細記錄。
3)會計數據的修正與恢復操作必須由系統維護人員或軟件開發公司專業維護人員負責,其他操作人員不得進行維護操作。
4)一般情況下不允許實施數據恢復操作,只有當硬盤數據已被破壞,並無法修正或更換硬件設備時,才能實施數據恢復操作。
5)由於憑證填制或錄入錯誤而導致會計帳簿數據的錯誤,只能通過憑證更正方法進行數據的修正,不得通過維護操作給予修正。
6)應根據軟件提供的功能和工作需要設置操作人員操作權限和密碼,操作人員必須對自己的操作密碼嚴格保密,不得泄漏。
2、計算機數據安全管理
1)每個操作人員均要設有自己的專人密碼,確保會計數據和會計軟件的安全保密,防止對數據和軟件的非法修改和刪除,日常輸入的原始數據及時複製備份,數據要備份兩份,並存放在兩個不同的地點。
2)對正在使用的會計覈算軟件進行修改、升級和計算機硬件設備進行更換時,要履行一定的審批手續,在軟件修改、版本更新和硬件更換過程中,要保證會計數據的連續性和完整性,並由有關人員進行審查。
3)健全必要的防治計算機病毒的措施,防止數據丟失。
4)現金日記帳、銀行存款日記帳應每日打印,明細帳按季打印,年末應將總帳和全部帳簿打印輸出。
3、電算化會計檔案安全管理
1)磁盤會計檔案的管理工作包括數據備份、數據恢復和清理硬盤,以及磁盤會計檔案的安全和正確等,由系統管理員專職負責。
2)對硬盤上的會計數據必須軟盤(或光盤)備份,每月備份不得少於一次,每天操作的數據當天備份,不得直接對硬盤上的會計數據以及檔案備份軟盤的'會計數據進行任何非法操作,如果對磁盤會計數據進行加工,必須使用備份軟盤的副本,不得刪改硬盤和備份軟盤的數據。恢復系統數據必須使用最新的正式備份。
3)會計數據備份軟盤必須妥善保管。備份軟盤上應寫保護,裝在保護封套和包裝套中,分別存放在檔案室和財務人員辦公室,存入地點應安全、潔淨、防熱、防潮、防磁或用封條籤封、由專人保管。硬盤和正式備份盤不得隨便亂放和外借。
4)爲保證會計數據的安全、備份複製軟盤要定期進行重新複製,以防止數據自動丟失。
5)應每隔三年清理一次硬盤,刪除硬盤上以前年度的會計數據,以利於提高機器的利用率和運行速度,沒有做過備份的硬盤數據,不得清理刪除。
五、計算機安全使用管理
1、計算機和打印機應每週全面檢查一次,並定期進行清洗。
2、財務專用計算機實行專機、專盤、專用,避免感染病毒後帶來嚴重危害。
3、定期檢測計算機病毒,定期清理計算機內部文件。嚴禁在微機內安裝、運行遊戲盤。嚴禁使用盜版軟件。
4、絕不允許使用軟盤啓動系統引導硬盤。確實需用軟盤啓動時必須用原始系統盤或檢查過無病毒的系統盤方可使用。
5、要配置不間斷電源,避免因突然斷電造成的數據丟失。
6、嚴格保守開機密碼,禁止非財務人員操作裝有財務軟件的計算機。
7、不準對外服務,不準使用來歷不明的軟盤,不準無關人員上機操作。
8、計算機的啓用必須遵照以下順序:總閘開關、UPS電源、打印機、主機、顯示器;關閉時順序相反。
六、防火防盜管理
1、門窗牢固,財務科要安裝防盜門及技防設施。
2、財務科的鑰匙不得轉交本室以外的人員使用,嚴禁將外人或親屬單獨留在財務科內看書、學習或玩耍。
3、個人辦公鑰匙要隨身攜帶,人離時注意關鎖門窗。報警器等裝置要接通電源,並落實專人負責此項工作。
4、個人的現金、貴重物品不得放在辦公室桌抽屜、櫥櫃,以防被盜。
5、室內禁止吸菸,不準在室內焚燒雜物、紙張,嚴禁存放易燃易爆物品,禁止亂接電源、使用電爐,人離時注意關閉電源,認真做好防火工作。