中學檔案室管理制度
第一條 根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》的規定，為加強本中學校檔案的科學管理，更好地為教育事業服務，特制定本辦法。
第二條 檔案工作是教學行政管理工作的重要組成部分，它是為領導決策，為教育教學工作提供資訊和依據，是提高教學行政管理工作效率和工作質量的必要條件，是維護單位歷史真實面貌的一項重要的工作。
第三條 堅持實行集中統一管理檔案的原則，維護本單位檔案的完整與安全，實現檔案的有效利用。
第二節 檔案工作體制、機構和幹部配備
第四條 各處室必須參與檔案工作，配備兼職檔案管理人員，並制定崗位責任制。
第五條 辦公室負責本單位檔案室工作，業務上受區檔案局的監督和指導。
第六條 各處室的檔案工作受辦公室領導，並有一名處室同志分管，與校檔案室建立檔案工作網路。
第七條 檔案幹部要認真學習檔案業務知識和教育專業知識，不斷提高業務素質，更好地開展檔案工作。
第八條 上級領導要支援和關心檔案管理人員，在職稱評定、福利待遇等方面享受與其他專業人員同等待遇。檔案管理人員要相對穩定。對有檔案專業職稱的檔案幹部在調離檔案工作崗位時，應聽取授予職稱的檔案業務管理機關的意見，同時檔案幹部調離前應辦理交接手續。
第三節 檔案工作的任務
第九條 負責本單位黨、政、工、團等組織和內部機構所產生的全部檔案，為本單位各項工作服務，並對各處室和部門執行制度的情況進行監督和檢查，確保檔案完整準確。
第十條 負責開發檔案的資訊資源，根據提供利用的實際情況需要，編制各種檢索工具和開展檔案編研工作。
第十一條參加單位科研專案評審鑑定，工程專案竣工驗收和裝置儀器開箱等活動。
第四節 檔案材料的立卷與歸檔
第十二條 建立、健全檔案材料的歸檔制度。凡工作活動形成的具有儲存價值的檔案材料(包括黨、政、團、教學、財會以及各處室形成的檔案材料)，均由文書部門或業務部門進行收集、整理、立卷並定期向檔案室歸檔。
第十三條 檔案室對歸檔檔案的案卷應進行檢查，對不符合歸檔要求的案卷，應退回重新整理，以保證案卷的質量，便於保管和利用。
第十四條 各處室的檔案一般應在第二年上半年統一向檔案室歸檔，交接雙方應根據案卷目錄，核對無誤後履行簽字手續。
第十五條 科學技術研究活動中形成的科技檔案材料在科研專案評審鑑定後一個月內，由專案負責人按歸檔範圍向檔案室移交歸檔。
第十六條 基本建設活動中形成的科技檔案材料，在基建專案竣工驗收後一個月內，由專案負責人按歸檔範圍向檔案室移交歸檔。
第十七條 凡價值一萬元以上的儀器裝置在購置、安裝、使用活動中形成的科技檔案材料採取隨時歸檔的方法，裝置部門應通知有關人員參加儀器裝置的開箱驗收活動。
第十八條 財務管理中形成的報表、帳冊、憑證等檔案材料，除帳冊和憑證在財務部門儲存兩年後向檔案室移交歸檔，其它檔案材料在次年的上半年向檔案室移交歸檔。
第十九條 各處室工作人員因公外出參觀、學習、考察和參加各種會議收集獲得的檔案材料，要按歸檔範圍的規定，及時向檔案室移交歸檔。
第二十條 凡歸檔的檔案材料應經過整理和編目，做到字跡清楚、簽署完備，不能用鉛筆、圓珠筆和純藍墨水筆書寫，以利於長久儲存。
第二十一條聲像檔案形成後要隨時整理，及時歸檔，即由承辦人員在完成攝錄後三個月內向檔案室移交歸檔。
第五節 檔案的整理和保管
第二十二條檔案的系統整理應按部門分類、初步立卷、卷內檔案整理編目、卷內案卷初步排列、案卷加工整理、案卷調整與編號、編制案卷目錄七個步驟進行。
1、定檔案分類方案，按照此方案指導檔案分類、排列組合。
2、將檔案按一定特徵分門別類，組合成一個有緊密聯絡的檔案組合體即案卷。
3、將案卷內檔案排列順序調整後固定下來編寫頁號，填寫卷內檔案目錄。
4、將同一類案卷按一定標準初步排列起來。
5、填寫備考表、裝訂、填寫案卷封面。
6、確定案卷排列順序，按排列順序逐卷編制案卷號。
7、按照案卷排列順序，將案卷的標題、保管期限、卷內檔案起止時間和頁數等逐項登記，形成為一本名冊，即為案卷目錄。
第二十三條檔案應有專門的檔案庫或檔案櫃儲存，存放地點應堅固乾燥、通風，並做到防火、防蟲、防光、防鼠、防盜、防潮、防塵、防高溫等安全措施，定期檢查保管狀況，發現問題及時處理，保證檔案的安全。
第六節 檔案的提供利用
第二十四條檔案室儲存的檔案主要供本單位和上級主管機關利用，為本單位開展的各項工作服務。
第二十五條檔案室應根據工作需要編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具，積極主動開展檔案利用工作，為本單位各項工作服務，逐步提高檔案利用效果。
第二十六條檔案室應建立檔案借閱制度，借閱檔案必須嚴格履行登記手續，寫明借閱的目的，點交清楚，歸還時要進行檢查，及時登出。
第二十七條借閱檔案者要遵守借閱制度，不得在檔案上圈點、塗改、劃道汙損，如有違者，按《檔案法》第二十四條規定承擔法律責任。
第二十八條借閱人因公出差、出國、調動、離退休等須將所借檔案歸還，借閱的時間一般不超過半個月，必要時辦續借手續。
第二十九條制發檔案證明和答覆函調(證明要註明出處和根據，不得擅自解釋)制發證明要仔細核對，經領導審閱後，加蓋辦公室公章。
第七節 檔案的鑑定和銷燬
第三十條檔案室應根據1988年8號檔案，市檔案局轉發國家檔案局印發的《機關檔案工作業務建設規範》、《關於機關檔案保管期限的規定》、《文書檔案保管期限表》、《上海市中、國小校檔案管理暫行辦法》，編制單位的文書檔案保管期限表。
第三十一條檔案室應定期對已超過保管期限的檔案進行鑑定。鑑定檔案必須在辦公室負責人主持下，由檔案部門和有關業務部門組成鑑定小組對無儲存價值的檔案進行登記造冊，經單位領導人批准報上級部門稽核後銷燬。
第三十二條毀檔案要明確銷燬人和監銷人，進行實地監銷。銷燬後在銷燬清冊上註明“已銷燬”字樣和銷燬的具體日期，並簽名蓋章。
第八節 檔案的統計與移交
第三十三條檔案室應建立檔案的統計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計並按照規定分別向上級機關和檔案業務主管機關報送檔案工作的基本情況統計表。
第三十四條各部室的檔案由本單位檔案室集中統一管理，根據保管期限妥善儲存。
第三十五條機構撤消、合併時，要在機構變動前組織專人整理好檔案，按規定向有關部門移交，並辦理移交手續。
第九節 附則
第三十六條本制度如與上級規定有牴觸時，則依上級規定執行。
第三十七條本辦法自公佈之日起施行。
第二章 文書工作制度
第一節 文書處理制度
1、嚴格執行《國家行政機關公文處理辦法》，公文處理必須規範化制度化。
2、公文必須按照行政公文寫作規則和要求，用A4紙擬稿和鋼筆書寫，正確應用文種，格式符合要求，請求應堅持“一文一事”，避免請示與報告混雜。
3、發文必須按規定審批程式，經領導簽發統一編號行文，並做好發文登記。
4、收到外來檔案後，必須先登記，傳閱檔案要合理安排、嚴格管理，做到及時、準確、安全，並做好催傳、催閱工作，以免積壓和散失。組織傳閱，應本著先急後4、緩，先領導後一般，先主辦後協辦，先辦理後閱知的原則進行。
5、凡外出人員公務活動中形成的帶回的檔案，均應交辦公室簽收、登記、歸檔，任何人不得據為已有拒絕歸檔。
第二節 文書材料的立卷歸檔制度
1、在工作活動中形成的各類檔案材料(文書、科技、聲像，會計等)均應及時收集、立卷歸檔。
2、立卷工作要做到年年清，不得藉故拖延和積壓，每年六月底以前必須完成上一年度的檔案材料的立卷工作。
3、堅持平時立卷和專題立卷，每辦一件事，每開一次會或每搞一項中心工作，要及時做好檔案材料的收集、整理、立卷、歸檔工作。
4、立卷歸檔的基本要求：