為了有效的保護公司資訊，檔案管理尤為重要。下面本站小編整理了三篇司檔案管理規定範文，歡迎閱讀。
公司檔案管理規定範文1
一、公司管理檔案的範圍及管理許可權的劃分
1、公司級檔案管理範圍，由公司專人管理並負責一切借閱、影印、傳遞相關事宜。公司級檔案包括以下檔案：
(1)公司設立、審批、登記以及終止、解散後清算等方面的檔案材料;
(2)業務來往方面的檔案材料(含合同、對方資料、銀企聯絡函件等);
(3)政府、專案批文、合同;
(4)上級機關發來的本公司有關的決定、決議、指示、命令、條列、規定、計劃等檔案資料;
(5)公司制度體系、會議紀要、內部發文(包含總經理批示後的各項檔案流程、公司決定等);
(6)工程進度計劃控制檔案(含各業務單位往來函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙;
(7)公司月度、年中、年度工作計劃;
(8)公司簽訂的各類合同;
(9)公司有效證件、印章;
(10)公司重要的會議材料、包括會議的通知、報告、決議、總結、會議記錄等;
(11)公司大事記及反映本公司重要活動的簡報、相片、錄影等;
(12)其他具有法律效益力及保護價值的檔案。
(13)各專案相關資料分類存放。
2、檔案管理範圍，有指定專職文書管理。檔案檔案如下：
(1)報請總經理批覆的工作聯絡單、工作計劃、總結、統計報表等;
(2)相關業務單位函件管理;
(3)公司媒體宣傳資料;
二、公司檔案管理準則
1、公司檔案工作，要實行集中與分散管理相結合的體制，即堅持收集、管理檔案材料的制度。由負責人主體檔案的管理，並對檔案管理工作進行督促和指導。設立專門檔案櫃，配備專人分管檔案工作。
2、瞭解本部門的工作業務，掌握本部門檔案材料的規範範圍，收集管理本部門的檔案材料。
3、認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的檔案材料及時收集歸檔，每極度末前應將歸檔檔案材料歸檔完畢。
4、承辦人員需借用檔案材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，並辦理臨時借用檔案材料登記。
三、檔案管理、歸檔檔案整理
1、部門以公司名義製作的規劃規定、通知、通告、會議記錄、會議紀要、專案方案等檔案均應由部門文員製作副本發文、登記、原件存檔、抄送綜合辦檔案室存檔。
2、歸檔時限
各部門專職文書就檔案歸檔工作應做到每日進行。做歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內。應做到及時處理，切忌拖拉積壓。
3、歸檔檔案的整理
1) 歸檔材料必須時辦理完畢的正式材料。
2) 歸檔材料應完整、齊全。歸檔入卷檔案把檔案、底稿、附件請示和批覆放在一起。
3) 歸檔檔案整理以件為單位。一般以每份檔案為一件，檔案正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與影印件為一件，報表、名冊、圖冊、會議記錄等一冊(本)為一件，來文與覆文可為一件，重要檔案的草稿各為一件。
4) 不同年度的檔案分開存放。
5) 合同按內分開，分別分為工程合同、設計合同、申元合同、申德合同。
四、檔案的銷燬
1、個人非經允許不得銷燬公司檔案資料。
2、對於多餘、重複、過時和和無儲存價值的或是盜了銷燬期限的檔案，由總經理批示後執行。
五、檔案保管
1、防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全;
2、保持檔案存放室良好的通風，做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防強光的工作，門窗應結實牢固。
3、隨時對檔案進行清理，清除不必要儲存的材料;對破壞褪色的材料進行修補和複製。
公司檔案管理規定範文2
一、 目的
為規範公司檔案資料管理，增強公司檔案資料的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔範圍
公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委託書、協議、合同(包括勞動合同)、工程資料、業主/客戶資料、專案方案、通知等具有參考價值的'檔案資料。
三、檔案資料管理員
公司的檔案資料管理由總經理/副總經理指定檔案資料管理員負責，各部門資料如各部門負責人指定檔案資料管理員負責。
四、檔案管理員的職責
1、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進行整理、剔除。
2、經確定需銷燬的檔案，由檔案管理員編造銷燬清冊，經公司領導及有關人員會審批准後銷燬。銷燬的檔案清單由檔案員永久儲存。
3、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
4、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
5、保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1、 公司的歸檔資料實行“及時歸檔”及“年度歸檔”制度，即：日常工作時間公司來往檔案/業主資料的歸檔及每年二月份為公司檔案資料歸檔。
2、各主管部門負責人應積極配合與支援檔案管理員各主管部門收集應該歸檔的原始資料。
3、凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4、各部門專用的收、發文件資料，按檔案的密級確定是否歸檔。凡機密以
上級的檔案必須把原件放入檔案室。
5、檔案管理員根據公司實際情況及檔案資料的實際使用性實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1. 公司檔案資料的分類根據公司的實際情況及檔案資料的查詢實用性歸檔。
2. 公司檔案資料的歸檔每年一次，屬於平時立卷歸檔的不在此規定範圍內。 七、檔案資料的儲存期限?
檔案儲存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：?
1、永久儲存：(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規程及辦事細則;(4)董事會及 股東會紀 錄;(5)財務報表;(6)政府機關核准檔案;(7)不動產所有權狀及其他債權憑證;(8)工程設計圖;(9)工程資料及業主資料檔案;(10)其他經核定須永久儲存的文書。
2、10年儲存：(1)預算、決算書類;(2)會計憑證;(3)事業計劃資料;(4)其他經核定須儲存10年的文書。
3、5年儲存：(1)期滿或解除之合約;(2)其他經核定儲存5年的文書。 4、1年儲存：結案後無長期儲存必要者。
5、規章由規章管理部門永久儲存，使用部門視其有效期間予以儲存。
七、檔案的借閱
1、檔案屬於公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批准不得借閱。
2、借閱部門保管的檔案材料，須經檔案所屬部門負責人批准。借閱檔案材
料，屬借閱部門經辦的，由部門負責人批准;借閱非本部門經辦的檔案材料，須經借閱的檔案資料的部門負責人及公司總經理/副總經理批准;借閱詳細的業主資料檔案必須由部門負責人報公司副總經理/總經理批准後借閱。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經公司總經理/副總經理批准。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時間不得超過一週，必要時可以續借。過期由檔案管理
員催還。需要長期借出的，須經公司總經理/副總經理批准。
5、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉借或影印、不得拆卸、損汙
檔案，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當事人責任。
6、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，並報告主管部門及時處理。
7、會計檔案由財務部自行保管。會計檔案一律不準外借。內部調閱應經財
務負責人同意。外單位因特殊需要，查閱有關會計檔案時，應持正式公
文，並經公司領導同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司;如需摘抄、影印，應經財務負責人同意方可辦理。
八、檔案的銷燬
1、 公司任何個人或部門非經允許不得銷燬公司檔案資料。
2、當某些檔案到了銷燬期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷燬審批表》交副總經理稽核經總經理批准後執行。
3、凡屬於密級的檔案資料必須由總經理批准方可銷燬;一般的檔案資料，由副總經理批准後方可銷燬。
4、 經批准銷燬的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批准的《公司檔
案資料銷燬審批表》和將要銷燬的檔案資料做好登記並歸檔。登記表永久儲存。
5、在銷燬公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理/副總經理指定專人監督銷燬。
九、罰則
1、無故延期或不交應歸檔的檔案材料的，一經發現，限期上交，經催交仍
拖延不交的，除責令其檔案負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，並予以通報批評。
2、公司各部門員工凡洩露公司檔案資料，經核實情況屬實，並無其他正當
理由的，公司將按情節的輕重進行處理。嚴重者將給予辭退處理。對塗改、拆散或未經公司領導批准轉借、影印或攜帶檔案外出的;視具體情況，對其部門領導和當事人各罰款500元～1000元，並予以通報批評。
3、公司各部門員工不按借閱期限歸還檔案資料的，限期歸還並責令其當事
人寫出書面檢查。
4、公司各部門員工遺失檔案的，應立即報告。因遺失檔案，洩露祕密的，
經核實情況屬實，並無其他正當理由的，公司將按情節的輕重進行處理。嚴重者將給予辭退處理。
十、本管理規定自公佈之日起實施。
公司檔案管理規定範文3
1、 總則
為加強本公司文書立卷工作，完善檔案管理制度，特制定本規定。
2、 適用範圍
歸檔的檔案材料必須按年度立卷，本單位內部機構在工作活動中形成的各種有儲存價 值的檔案材料，都要按照本規定的規定，分別立卷歸檔。
3、 原則
公文承辦部門或承辦人員應保證經辦檔案的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽 存)。結案後及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的檔案材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷燬。
4、檔案材料的收集管理
堅持部門收集、管理檔案材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員，負責管理本部門的檔案材料，並保持相對穩定。人員變動應及時通知檔案室。
5、辦公室收集
凡本公司繕印發出的公文(含定稿和兩份列印的正件與附件、批覆請示、轉發檔案含被轉發的原件)一律由辦公室統一收集管理。
6、主管部門收集
6.1 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的檔案材料，由主辦部門收集歸卷。會議檔案由會議主辦部門收集歸卷。
6.2 公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時，必須將會議的主要檔案資料向檔案室辦理歸檔手續，檔案室簽字認可後財務部門才給予核報差旅費。
6.3 本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續，檔案室簽字認可後財務部門才給予報銷會議費用。
7、各部門專(兼)職文書的職責
7.1 瞭解本部門的工作業務，掌握本部門檔案材料的歸檔範圍，收集管理本部門的檔案材料。
7.2 認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的檔案材料及時收集歸卷，每年的三月份
前應將歸檔檔案材料歸檔完畢，並向檔案室辦好交接簽收手續。
7.3 承辦人員借用檔案材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，並辦理臨時借用檔案材料登記手續。
8、歸檔範圍
8.1 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。
8.2 上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等檔案材料。
8.3 本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。
8.4 本公司的請示與上級機關的批覆。
8.5 本公司反映主要職能活動的報告、總結。
8.6 本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批覆、會議記錄、統計報表及簡報。
8.7 信訪工作材料。
8.8 本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等檔案材料。
8.9 本公司幹部任免的檔案材料以及關於職工獎勵、處分的檔案材料。
8.10 本公司職工勞動、工資、福利方面的檔案材料。
8.11 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄影等。
9、平時歸卷
各部門者要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的檔案材料，由專(兼)職文書集中統一保管。
10、案卷目錄
各部門應根據本部門的業務範圍及當年工作任務，編制平時檔案材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，並編上條款號。
11、資料送交
公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的檔案材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。
12、登記
專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的檔案材料，按照“案卷類目”條款，放入平時儲存檔案卷夾內“對號入座”，並在收發文登記簿上註明。
13、案卷質量
為統一立卷規範，保證案卷質量，立卷工作由相關部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目。
案卷質量的基本要求是：遵循檔案的形成規律和特點，保持檔案之間的有機聯絡，區別不同的價值，便於保管和利用。
14、歸檔資料
歸檔的檔案材料種數、份數以及每份檔案的頁數均應齊全完整，會議記錄、統計報表及簡報等要及時送檔案室存檔。
15、檔案檢查
檔案室要定期開展檔案質量檢查。對於沒有及時歸檔或者歸檔資料不全、格式不符合要求的，應當及時予以糾正。
16、本規定自布之日起施行。