資料清單及其管理分析是會計電算化的知識點之一，你知道什麼是資料清單及其管理分析嗎?下面是本站小編為大家帶來的關於資料清單及其管理分析的知識。歡迎閱讀。
一、資料清單的構建
(一)資料清單的概念
Exce1中，資料庫是通過資料清單或列表來實現的。
資料清單是一種包含一行列標題和多行資料，且每行同列資料的型別和格式完全相同的Exce1工作表。
資料清單中的列對應資料庫中的欄位，列標誌對應資料庫中的欄位名稱，每一行對應資料庫中的一條記錄。
(二)構建資料清單的要求
為了使Exce1自動將資料清單當作資料庫，構建資料清單的要求主要有：
1.列標誌應位於資料清單的第一行，用以查詢和組織資料、建立報告。
2.同一列中各行資料項的型別和格式應當完全相同。
3.避免在資料清單中間放置空白的行或列，但需將資料清單和其他資料隔開時，應在它們之間留出至少一個空白的行或列。
4.儘量在一張工作表上建立一個數據清單。
二、記錄單的使用
(一)記錄單的概念
記錄單又稱資料記錄單，是快速新增、查詢、修改或刪除資料清單中相關記錄的對話方塊。
(二)通過記錄單處理資料清單的記錄
1.通過記錄單處理記錄的優點
通過記錄單處理記錄的優點主要有：介面直觀，操作簡單，減少資料處理時行列位置的來回切換，避免輸入錯誤，特別適用於大型資料清單中記錄的核對、新增、查詢、修改或刪除。
2.“記錄單”對話方塊的開啟
開啟“記錄單”對話方塊的方法是：輸入資料清單的列標誌後，選中資料清單的任意一個單元格，點選“資料”選單中的“記錄單”命令。
Exce1 2013的資料功能區中儘管沒有“記錄單”命令，但可通過單擊以自定義方式添入“快速訪問工具欄”中的“記錄單”按鈕來開啟。
“記錄單”對話方塊開啟後，只能通過“記錄單”對話方塊來輸入、查詢、核對、修改或者刪除資料清單中的相關資料，但無法直接在工作表的資料清單中進行相應的操作。
3.在“記錄單”對話方塊中輸入新記錄
在資料錄入過程中，如果發現某個文字框中的資料錄入有誤，可將游標移入該文字框，直接進行修改;如果發現多個文字框中的資料錄入有誤，不便逐一修改，可通過單擊“還原”按鈕放棄本次確認前的所有輸入，游標將自動移入第一個空白文字框，等待資料錄入。
4.利用“記錄單”對話方塊查詢特定單元格
通過查詢，符合條件的記錄將分別出現在對話方塊相應列後的文字框中，“記錄狀態”顯示區相應顯示記錄的次序數以及資料清單中記錄的總條數。這種方法尤其適合於具有多個查詢條件的查詢中，只要在對話方塊多個列名後的文字框內同時輸入相應的查詢條件即可。
5.利用“記錄單”對話方塊核對或修改特定記錄
查詢到待核對或修改的記錄後，在對話方塊相應列後文本框中逐一核對或修改。在確認修改前，“還原”按鈕處於啟用狀態，可通過單擊“還原”按鈕放棄本次確認前的所有修改。
6.利用“記錄單”對話方塊刪除特定記錄
記錄刪除後無法通過單擊“還原”按鈕來撤銷。
三、資料的管理與分析
在資料清單下，可以執行排序、篩選、分類彙總、插入圖表和資料透視表等資料管理和分析功能。
(一)資料的排序
資料的排序是指在資料清單中，針對某些列的資料，通過“資料”選單或功能區中的排序命令來重新組織行的順序。使用者可按照相關步驟進行快速排序和自定義排序。
(二)資料的篩選
資料的篩選是指利用“資料”選單中的“篩選”命令對資料清單中的指定資料進行查詢和其他工作。
篩選後的資料清單僅顯示那些包含了某一特定值或符合一組條件的行，暫時隱藏其他行。通過篩選工作表中的資訊，使用者可以快速查詢數值。使用者不但可以利用篩選功能控制需要顯示的內容，而且還能夠控制需要排除的內容。使用者可進行快速篩選、高階篩選和清除篩選。
(三)資料的'分類彙總
資料的分類彙總是指在資料清單中按照不同類別對資料進行彙總統計。分類彙總採用分級顯示的方式顯示資料，可以收縮或展開工作表的行資料或列資料，實現各種彙總統計。
1.建立分類彙總
需設定採用的“彙總方式”和“選定彙總項”的內容，資料清單將以選定的“彙總方式”按照“分類欄位”分類統計，將統計結果記錄到選定的“選定彙總項”列下，同時可以通過單擊級別序號實現分級檢視彙總結果。
2.清除分類彙總
開啟“分類彙總”對話方塊後，單擊“全部刪除”按鈕即可取消分類彙總。
(四)資料透視表的插入
資料透視表是根據特定資料來源生成的，可以動態改變其版面佈局的互動式彙總表格。資料透視表不僅能夠按照改變後的版面佈局自動重新計算資料，而且能夠根據更改後的原始資料或資料來源來重新整理計算結果。
1.資料透視表的建立
單擊“資料”選單中的“資料透視表和資料透檢視…”命令項，接著按“資料透視表和資料透檢視嚮導”提示進行相關操作可建立資料透視表。
資料透視表的佈局框架由頁欄位、行欄位、列欄位和資料項等要素構成，可以通過需要選擇不同的頁欄位、行欄位、列欄位，設計出不同結構的資料透視表。
2.資料透視表的設定
(1)重新設計版面佈局。
(2)設定值的彙總依據。
(3)設定值的顯示方式。
(4)進行資料的篩選。
(5)設定報表樣式。
(五)圖表的插入
框選需要生成圖表的資料清單、列表或者資料透視表，選擇“插入”選單中的“圖表”選單，按照相關步驟操作可完成圖表的插入。
圖表不僅可以根據需要分別輸入標題和各軸所代表的資料含義，而且可以適當調整大小及其位置。