隨着全國高等教育從精英教育到大眾化階段的跨越，高等教育規模不斷擴大，高等教育行政管理模式也在不斷革新。高校行政祕書工作是高等學校教育教學中一個不可或缺的工作，在學校日常工作的各個方面起着承上起下的作用。大部分高校過去對這一崗位並沒有明確的定性，甚至在某種意義上極易給教職工留下“行政祕書就是做雜務”的印象，加上部分行政祕書人員對自身職業的認知偏差，導致在某種程度上影響了這一崗位功能的發揮，如今許多高校對祕書工作越來越重視，高校祕書對自身的職業前景也有了新的要求。
一、高校行政祕書工作要求
(一)高校行政祕書工作內容
高校行政祕書的工作是什麼?在《美國專業祕書工作職責説明》中有這樣一段文字：“祕書的工作在於幫助主管處理瑣碎的行政事務，協調辦公室工作，保證工作的有效性和提高工作效率。”[1]在高校行政部門，祕書的工作主要概括為以下四個方面。
1.處理本部門各類日常行政事務。
高校行政事務對象涵括廣大的院系師生和教職員工，日常行政工作繁雜，行政祕書每天需要處理大量的事務性工作，如會務工作、內務工作、文書工作、財和物的管理、內部信息收集、整理和反饋工作、人事工作、資產管理工作、檔案管理、公章保管和使用、對外聯繫和接待、內部帳務工作、物品採購和領用，等等[2]。
2.承上啟下、做好溝通與協調工作。
高校行政祕書做好此項工作，包括做好學校行政領導下達的工作指示和會議精神的傳達，做好內部交流與溝通，同時要做好本部門與學院各行政職能部門、學院各教學部門之間的溝通聯繫與分配協調工作，做好院系行政管理層與師生員工間的橋樑和紐帶。
3.部門行政領導及院系行政管理層的參謀與助手。
高校行政祕書當好參謀與助手，就是要發揮自身崗位的能動性，為領導提出建議和意見。行政祕書是院系和師生之間的橋樑和紐帶，最能直接獲得羣眾意見和民意調查數據，還能瞭解政策和上級精神的執行反饋情況，行政祕書將這些信息收集整理，並充分發揮自己的能動性，幫助領導做好信息的分類和提煉工作，以輔助管理層作出決策。
4.承擔行政管理層臨時交代的工作，處理突發性事件。
高校類似於一個濃縮的社會，在教育行政管理方面都有其不可預見的臨時工作和突發事件。比如，教育機關政府緊急發文、臨時會議通知安排、臨時接待工作、校園師生違規事件處理，等等。
高校行政事務看似小事，實則關係到高校教育行政管理的方方面面。高校行政祕書應明確自己的工作職責，認真對待每一件事，不斷地通過實踐鍛鍊強化完善自己的本職工作。
(二)高校行政祕書工作素質要求
由於行政祕書工作具有很強的綜合性，這就要求高校行政祕書必須具備以下五種工作素質要求。
1.樹立堅定的思想政治理論素質。
高校行政管理工作具有明確的政治方向性，必須貫徹黨的路線、方針、政策，必須遵循高校的規章制度。由於行政祕書工作直接為行政管理層服務，行政祕書人員必須認真學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個代表”重要思想和科學發展觀理論，瞭解國家政治活動、掌握高校工作動態，學習和研究有關領導的講話及文章。只有這樣，行政祕書人員才能有效地協助領導工作。
2.嚴格恪守職業道德素質。
高校行政祕書在高校行政管理中處於機要位置，往往是重要政策文件的最早知情人，行政管理層重大決策的出謀獻策者。同時，行政祕書又起着協調上級領導與廣大羣眾師生關係的橋樑作用，是大量信息的收集整理者等，這些都要求行政祕書必須來格遵守祕書職業道德，包括保密原則、務實求真、謙虛嚴謹、誠懇友善、克己奉公、無私奉獻，等等。
3.不斷擴充文化知識素質。
大多數情況下，行政祕書由於日常事務性工作繁雜，很少能抽出時間來擴充文化知識，自身的知識老化，缺乏現代管理方面的綜合性知識和能力，導致工作能力受限，難以為行政管理層領導和廣大師生提供高質量的建議和服務。由於高校行政管理的綜合性，行政祕書需要不斷擴充教育學、管理學、心理學、祕書學等方面的基礎知識，同時還要根據當今信息時代的快速發展要求，不斷提高信息科學知識、檔案管理知識等。
4.努力提高專業技術素質。
高校行政祕書工作是一項綜合性很強的工作，行政祕書需要在工作各方面不斷提高專業技術素質，以切實提高自身的工作質量和工作效率。包括語言文字能力、溝通協調能力、現代社交能力、信息調查統計能力、概括分析能力、觀察思考能力、創新思維能力及解決問題的執行能力等。
5.具備健康的心理品質素質。
高校行政祕書工作服務接觸面廣、工作內容瑣碎繁雜，這就要求行政祕書必須具備健康的心理品質。包括建立和諧的人際關係、保持樂觀熱情的工作態度、有效地應對各種壓力、客觀的自我認知評價及務實創新的思維能力等。
二、高校行政祕書角色定位的常見問題
(一)行政祕書的職業認知偏差問題
高校行政事務量大瑣碎，且突出其服務性，工作內容涉及到會務文書、人事考勤、教務安排，以及其它日常的工作雜務，等等。這種事務性和重複性強的工作特點很容易使行政祕書人員迷失自我，再加上人們對高校行政祕書的職業地位及行政祕書工作價值習慣性的藐視和低估，這種氛圍易使行政祕書產生自卑心理，認為自己沒有價值，不受人尊重。
通常這種情況下，行政祕書缺乏明確的職業發展方向引導，容易導致其工作中沒有發展動力、自信心不足、缺乏進取心和責任感，繼而對自己的職業產生認知偏差，否認自己職業的價值，導致職業認同感低、自我價值感低等問題。
(二)行政祕書工作責任與其成就感產生的衝突
高校行政祕書要全方位地為行政管理層領導提供信息的收集、決策參謀等輔助工作，如果提供的數據、信息不準確，不客觀就會導致最終的決策失誤。強大的壓力和責任，工作稍有疏忽，行政祕書的自信心就會大受打擊。同時煩瑣的工作擠佔了行政祕書大量的時間，導致行政祕書很少有時間學習，很少有時間顧及自己的科研和專業，要想取得一定的成就，就顯得比較艱難。
這種長期承擔強大壓力和難於取得成就的工作性質，極易導致行政祕書心理衝突的產生。
(三)政策執行與人際關係的衝突問題
高校行政祕書的工作性質要求他們必須處理和協調好各種關係，包括校內領導層與基層人員的關係，行政與教學的關係，師生之間的關係，等等。同時，行政祕書與校內外同事師生間的良好人際關係也有助於提高工作效率的工作執行力。
然而，行政祕書同時又是領導指示與政策執行的傳達執行者，若某些政策措施要觸犯少數人的利益，可能導致行政祕書和諧人際關係期望的衝突。
三、高校行政祕書如何做好職業規劃
“不想當元帥的士兵不是好士兵”。高校行政祕書如何正確規劃自己的祕書職業生涯，提升自己的專業素質或行政管理層級。對於初入職的行政祕書，或者入行多年但始終“原地踏步”的行政祕書，這都是需要認真思考的問題。
(一)何謂職業規劃
職業規劃是指個人和組織相結合，在對一個人職業生涯的主客觀條件進行測定、分析、總結研究的基礎上，對自己的興趣、愛好、能力、特長、經歷及不足等各方面進行綜合分析與權衡，結合時代特點，根據自己的職業傾向，確定其最佳的職業奮鬥目標，併為實現這一目標做出行之有效的安排。[3]一份完整有效的職業規劃應包括以下五個環節：
1.自我評價。即要弄清我是誰，我想做什麼，我能做什麼。
2.職業環境分析。包括對社會政治環境、經濟環境和組織環境的分析。
3.職業生涯目標的確定。這是關鍵之步，通常目標可分為短期目標、中期目標和長遠目標。
4.實施策略與措施。制定實現目標的具體行動方案，並進一步落實行動方案。
5.反饋調整。職業規劃要在實踐中去檢驗是否切實有效，通過問題反饋，不斷作出調整。
(二)高校行政祕書的職業規劃
每個人在不同階段的工作中都要根據自己的實際情況制定自已的職業規劃，高校行政祕書也一樣。高校行政祕書該如何做好職業規劃呢?
首先，高校行政祕書要有正確的自我認知。自我認知包括自己的心理生理認知、家庭認知、人脈認知等，並確定自己的興趣專長，現有的技能和條件，甚至人生價值。
其次，高校行政祕書要了解高校的整個宏觀環境和客觀環境情況，並清楚自己所在高校的歷史情況和發展情況等。結合環境的特點、組織內部晉升和發展的途徑，分析自己現有的水平，以便為下一步評估確定一個可行性的發展目標做好準備。
再次，確定職業目標是高校行政祕書職業規劃的關鍵之步。職業目標包括短期目標、中期目標和長期目標。短期目標一般為一年內可以完成的，中期目標期限為三至五年內完成的，長期目標是五年以上的，甚至是人生目標。這些目標是需要行政祕書克服困難，經過短期培訓或是長期刻苦專業學習，不斷提升自己的業務水平循序漸進完成的。短期目標的完成有利於行政祕書樹立中期目標和長期目標完成的信心，長期目標的制定也有利於高校行政祕書有序地制定短期或中期目標，保證自身職業發展目標的完整統一性。同時，高校行政祕書切記，目標的制定一定要切合自身的各方面條件，不能好高騖遠，不能不切實際。
最後，高校行政祕書要有具體的行動措施來保證職業目標的實現，包括自己的職業規劃發展路線、教育培訓安排、時間計劃等。為了適應瞬息萬變的環境，特別是當代社會的信息化進程，高校行政祕書還要時不時檢驗自己的職業規劃效果如何，及時發現職業規劃各個環節出現的問題，找出相應的對策，對規劃進行調整與完善。
總之，一份成功的職業規劃有利於消除高校行政祕書人員失落、迷茫、自卑、焦慮的心理，有助於高校行政祕書人員合理安排自己的職業進程，實現自己的人生價值。