應聘行政文員面試問題
一、請寫出企業常用的公文文種?(5分)
二、就你的理解行政工作應包括哪些內容?如何才能做好這項工作?(15分)
三、公司將於下個月十五日召開半年總結會，由你來承辦，請製作一份行事曆(即需要做什麼，由誰來做，何時完成)。公司組織機構如下：市場營銷部、產品研發部、行政人事部、財務部。(15分)
四、請擬一份關於國慶節放假的通知。(5分)
五、你認為IT行業的行政工作與其他行業有何區別?(5分)
六、公司老總在例會説：“上個月公司的電費開支很大，有一些浪費，大家要注意一下。”你對此種情形如何辦理?(10分)
七、公司擬辦一份公司的內刊，以調動大家工作熱情，你將如何辦理?(10分)
八、從行政方面控制公司日常的成本，你覺得從哪幾個方面入手?(10分)
九、就一般的企業而言，如何進行檔案的分類?(10分)
十、公司的上級主管於明天到公司考察參觀，你覺得需要做哪些方面的準備工作。(15分)
答案詳解：
一、請寫出企業常用的公文文種?(5分)
企業常用的公文文種：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批覆、條例、規定、函、會議紀要
1.條例：條例可用於組織制定規範的工作、活動和行為的規章制度。
2.規定：可作為內部規章制度的名稱。用於對特定範圍內的工作和事務作出規定，如確立活動規則，提出處理問題的準則與規程，明確有關單位或人員的權利、義務、責任，對其他法律、法規和規章的內容予以補充等。
3.命令：適用於依照有關法律公佈行政法規和規章;宣佈施行重大強制性行政措施;嘉獎有關單位及人員。
4.指示。適用於對下級機關佈置工作，提出開展工作的原則和要求。
5.決定：適用於對重要事項或者重大行動作出決策和安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。
6、決議：用於經會議討論通過的重要決策事項。
7.意見：用於對重要問題提出見解和處理辦法。
8.批覆：用於答覆下級機關的請示事項。
9.通報：用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。實踐中常用於：總結推廣先進典型的經驗;褒揚先進模範事蹟;總結並要求借鑑吸取具有較普遍借鑑意義的各種教訓;批評具有一定典型性的錯誤思想、錯誤觀念、錯誤做法、錯誤行為;告知性質重要、涉及面較寬的事物的動態、動向。
10.通知：適用於批轉有關下級機關的公文;轉發上級機關和不相隸屬機關的公文波布規範性公文;傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者共同執行的事項;任免人員。
11.公告：用於地位較高、影響較大的機關向國內外公開宣佈重要事項或法定事項。
12.公報：用於公開發布重要決定或者重大事件。其具體適用範圍與公告基本相同。
13.通告：用於公佈社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。
14.請示。用於向上級機關請求指示或批准。實踐中主要用於：請求上級明確有關方針、政策或要求;請求上級指示處置重大問題或因無原則規定難以處理的問題的原則與方法;請求上級允許根據具體情況變通處理有關問題;請求上級協調與有關方面的複雜矛盾關係;請求上級分配任務、佈置工作;請求上級核准編制、經費;請求上級審批工作計劃和其他方案;請求上級任免有關幹部;請求上級審定有關項目;請求上級審查批准本礬關制定的共需由上級機關審批後方能生效的重要規範性公文;請求上級批准按規定必須履行審批程序的其他事項等。
15.報告：用於向上級機關彙報工作、反映情況、提出建議，答覆上級機關的詢問。實踐中常具體用於：向上級反映工作的進展情況;反映工作中出現的有關情況、動向或問題;彙報有關政策法令或指示的執行情況和有關任務的完成情況;提出糾正有關偏向的具體意見和建議;提出轉發公文的建議;答覆上級的詢問;檢討工作中的錯誤;依照報告制度的規定彙報各方面的綜合情況及工作計劃;將有關事項或公文報送上級機關備案等。
16.函：用於部門之間商洽工作、詢問和答覆問題，向無隸屬關係的有關主管部門請求批准等。
17.會議紀要：用於記載和傳達會議情況與議定事項。
二、就你的理解行政工作應包括哪些內容?如何才能做好這項工作?(15分)
都説管過行政的人做老闆時有資本，從此話可以看出行政工作的重要性與全面性，行政工作貫穿整個企業的運作。
行政部門的'特點是服務，它不同於生產，凡非生產性質以外的所有事務都應該屬於行政後勤性質，包括：宿舍管理、員工勞保與福利、飯堂管理、環境衞生、車輛管理、海關事務、保安工作、水電管理、設施設備及對外辦公(政府、公益等等)
三、公司將於下個月十五日召開半年總結會，由你來承辦，請製作一份行事曆(即需要做什麼，由誰來做，何時完成)。公司組織機構如下：市場營銷部、產品研發部、行政人事部、財務部。(15分)
部門 準備資料
市場營銷部 年初至今的銷售數據、客户資料、客户投訴與建議、 售出品跟蹤記錄、下半年計劃
產品研發部 開發產品的資料、跟蹤報據、不良點、不良點改進報告與檔案、下半年計劃
行政人事部 人員流動分析與統計、人力成本報告、工傷報告、勞保情況報告、保安工作、後勤開支及員工建議反饋、合同等財務部半年度固定資產、成本核算、工資狀況、盈虧報告
四、請擬一份關於國慶節放假的通知。(5分)
通知
慶國慶節，舉國同歡，公司放假一星期(10月1號-10月7號)，10月8號照常上班。
注意事項如下：
1.……
2.……
祝大家國慶節愉快
六、公司老總在例會説：“上個月公司的電費開支很大，有一些浪費，大家要注意一下。”你對此種情形如何辦理?(10分)
對進幾個月的用電開支進行比較，對上月用電情況進行了解，分析情況，然後根據相應的情況，如果實在是有浪費的情況可以制定一些帶約束條例的通知，製作宣傳等等。
七、公司擬辦一份公司的內刊，以調動大家工作熱情，你將如何辦理?(10分)
在管理學來説，員工參與目標的制定(即參與活動)這樣出來的效果是最好的，因此，我認為可以先以徵稿的形式在公司內發佈，讓員工一起來出謀劃策，讓他們説説，怎樣他們才會有工作熱情，然後根據大家交上來的稿子，分析、篩選有用的信息，再根據大家所提出來的來滿足與要求，這樣子的效果我想會比較好。
八、從行政方面控制公司日常的成本，你覺得從哪幾個方面入手?(10分)
1.水電節約;
2.辦公文具、用品控制，制定相應的規定;
3.請購品的審核，有些公司要買些東西根本就不需要考慮什麼，想買就這樣，這樣是浪費的一種表現;
4.飯堂飯菜，員工倒剩菜剩飯過多也是一種浪費的表現
5.人員配置，我們可以培養多面手，有些工作一個人可以完成的沒必要請三個人，這是從人力成本上節約;
以上僅是部分產生浪費的項目，而我們要控制公司日常的成本，還得依靠強制手段與軟性手段，即制定、規定與宣傳、情感相結合。
九、就一般的企業而言，如何進行檔案的分類?(10分)
兩大類：內部檔案與外部檔案
內部檔案有：
一、文書檔案:
(1)黨羣工作類:黨務工作、組織工作、宣傳工作、紀檢工作、工會工作、共青團工作、協會工作等;
(2)行政管理類：行政事務、治安保衞、審計工作、人事勞資、教育工作、醫療衞生、後勤福利、外事工作等;
(3)經營管理類：經營決策、計劃工作、財務管理、物資管理、企業管理等;
(4)生產管理類：生產調度、質量管理、能源管理、安全管理、科技管理、環境保護、計量工作、標準化工作、檔案與信息管理、基建管理、設備管理、合同等。
二、科技檔案
(1)產品文字材料：各種任務書、建議書、協議書、説明書、鑑定書、試驗大綱、試驗報告、分析報告、審查報告、運行報告、總結、產品圖樣等;
(2)科研文字材料：各種合同(協議書)、任務書、科研報告、調查報告、開題報告、實驗報告、鑑定證書、發明申請書等;
(3)基建文字材料：各種建議書、任務書、計算書、開工報告、概(預、決)算、檢驗分析材料、施工圖樣等;
(4)設備文字材料：各種申請書、説明書、技術規程、維護保養規程、設備圖樣等。
三、財務檔案
會計原始憑證和報表中所附的各種借據、書面證明材料、分析報告等。
四、人事檔案
職工的招聘、履歷、培訓等。
五、電子檔案
計算機磁帶、磁盤和光盤等。
六、聲像檔案
照片、縮微膠片、電影膠片、錄像片、錄音磁帶和唱片等;
外部檔案是：政府機關、政府部門發下的各類通知、法規、整改令等等。
十、公司的上級主管於明天到公司考察參觀，你覺得需要做哪些方面的準備工作。
個人認為，這種情況沒有必要特地去準備，我們平時工作做好、做細了，根本不必領導什麼時候來考察，但是，作為一名行政人員，我們還是得表現出我們對其重視，在平時做好之餘我們還應該做到儘量滿意、完美。
以下工作可以再認真準備：
1.公司的外觀：環境衞生、員工着裝等要求達到公司要求，再一次確認、檢查;
2.相關ISO文件規定的文件是否完整;
3.5S標準是否達到;
4.準備領導考察所需要的資料。