摘要：以實際操作為基礎,介紹瞭如何應用Excel中的強大的數據處理和分析功能解決日常工作中遇到的難題,通過由淺入深的講解,從而掌握一些Excel的特點和使用技巧。
關鍵詞：Excel 簡單應用 複雜應用
Excel是Office辦公軟件的核心組見之一,是由Microsoft為Windows和Apple Macintosh操作系統的電腦而編寫和運行的一款試算表軟件,是一款功能強大的電子表格軟件,與其他表格軟件
不同的是其具有的以下特點和功能:
(1)強大的表格處理功能。Excel具有簡便和靈活的製表功能,表格中數據一旦建好勾稽關係,就會自動刷新。
(2)強大的繪圖和圖形處理功能。Excel的強大繪圖和圖形處理功能實現了表、圖、文三者的結合,有利於管理人員進行決策。
(3)豐富的函數。Excel提供了大量的函數,包括財務函數和統計函數,可進行復雜的數學計算、財務分析、統計等,數據處理能力非常強大。
(4)支持數學模型,提供多樣的分析工具和決策功能。
(5)使用外部數據功能。Excel可以讀取和輸出多種格式的數據文件,可以從很多數據源包括會計軟件的數據庫中引入數據,節省獲取基礎數據的時間,提高效率和減少錯誤。
由於其強大的功能和友好的界面使得它越來越廣泛的應用於眾多行業和領域中。就以幾個實例講解如何用Excel處理問題和一些使用技巧。
(1)簡單應用
雖然Excel得到了廣泛的應用,但大多數人都僅用它來製作一些簡單的表格或者用於數據的簡易運算,並且覺的它沒有Word好用,但是有許多功能都是Excel獨有的,Word無法實現。例如要製做一張工資發放表,Word要先選擇表樣,幾行幾列調整行高列高,再輸入數據,完成後一但要插入或刪除數據,又要重新調整表格。而用Excel操作起來就非常容易,我們將不同的數據輸入相應的單元格中,至於表格的樣式就交給Excel中“設置單元格格式”選項,只需要按照自己的需要去選擇相應的樣式就可以了,而插入和刪除數據,表格樣式也不會發生變化。當我們輸入數據時,也有一些技巧,比如表中的銀行賬號,因為其位數較長,每次輸入完畢後總會發現後幾位變為零,這時只需要選中單元格或列單擊鼠標右鍵,選擇“設置單元格格式”中“數字”選項卡,再在“分類”中選擇“文本”選項,所輸的數據就會變成文本格式,銀行賬號的後幾位就會顯示出來。在輸入數據時要根據數據的類型選擇相應的分類,這樣保證了輸入數據的準確性。還有兩個功能非常實用—排序和篩選。排序,選中所有數據,點擊菜單中的“數據”選項選擇排序,在排序對話框中,選擇“升序”或者“降序”,再選擇“有標題行”或“無標題行”,最後選擇要排序的“主要關鍵字”,“次要關鍵字”…,點擊“確定”完成,數據會按照你的需要排序。篩選,選中標題行,點擊菜單中的“數據”選項選擇篩選中的“自動篩選”,每一列標頭後會出現下拉箭頭,選擇數據,會篩選出含該數據的所有數據。排序和篩選組合使用,使查詢數據和分析數據變的簡單有效。
(2)複雜應用
Excel提供了大量的函數,使得許多複雜問題變的簡單。例如經常遇到的四捨五入問題,大多數人都會使用“格式欄”裏的“增加小數位數”和“減少小數位數”來處理,雖然處理的數據看起來已經四捨五入了,但實際數據未發生變化,當進行數據運算時就會發生數據不一致性。但是如果使用函數處理四捨五入問題,就不會發生此類情況,方法如下:例如需要四捨五入的數據在A列,選擇A1數據右邊的空白單元格B1,選擇“插入函數”中的“ROUND”函數,在“函數參數”界面中number中輸入“A1”,num_digits中輸入四捨五入的位數,點擊確定,B1中會出現A1四捨五入後的數據。也可以直接在B1單元格中輸入“=ROUND(A1,1)”,B1中會出現A1保留一位小數後的數據。將鼠標移到B1單元格的右下角的小黑方塊上,這時鼠標就會變成一個黑色十字形,按住鼠標左鍵向下拖動,拖到A列數據結束,B列數據就為A列四捨五入後的'數據,剪切B列數據,選中A列數據,點擊右鍵選擇“選擇性粘貼”中的“數值”,點擊“確定”,A列中的數據就會變成實實在在四捨五入後的數據,經的起數據運算的檢驗。再舉一個Excel在人事資料管理中的應用實例,人事資料的收集錄入是人事管理的前提,也是最為重要的一環,Excel以其強大的管理數據功能可以輕鬆完成這一任務。在Excel中新建一工作表,重命名為“人事資料明細表”,表中的字段根據單位不同要求也不同,但員工編號、員工姓名、身份證號碼以及參加工作時間是必不可少,多為手工錄入,其餘各項比如性別、出生日期、年齡、工齡均可用Excel提供的函數計算所得。我們使用的身份證號隱含了我們的性別和出生日期,可以利用函數從中提取出來。首先了解身份證號碼所代表的含義,當今的身份證號碼有15、18位之分:15位的身份證號碼7～8位為出生年份(2位),9～10位為出生月份,11～12位為出生日期,第13～15位為順序號,並能夠判斷性別,奇數為男,偶數為女;18位的身份證號碼7～10位為出生年份(4位),11～12位為出生月份,13～14位為出生日期,第15～17位為順序號,並能夠判斷性別,奇數為男,偶數為女。