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摘要：大數據的發展為檔案信息化建設創造了條件，本文分析了大數據時代企業檔案信息化建設面臨的新的機遇和挑戰，對大數據環境下如何做好企業檔案信息化建設進行了闡述。
關鍵詞：大數據；企業檔案；信息化建設
大數據時代背景下，信息成為企業發展的重要戰略資源，面對錯綜複雜的市場競爭，企業對各類信息資源開發利用的能力就顯得至關重要。檔案，作為企業各類信息資源的載體，其潛在利用價值不容忽視，因此大數據時代對企業檔案的管理工作也提出了更高的要求。
一、檔案信息化建設發展現狀
近年來，各類企業在檔案信息化建設方面取得了顯著成績，主要表現在：
（1）廣泛開展檔案信息化建設的探索和實踐。近幾年，信息技術的快速發展，傳統的檔案管理模式亟待改革，各單位紛紛對檔案信息化建設工作進行了規劃、部署和實施。隨着檔案管理系統的搭建，很多企業實現了內部資源共享，大多單位建立了與公司內部OA等系統的接口管理，實現了對電子文檔的實時捕獲；
（2）檔案信息化環境得到改善。隨着國家對檔案工作建設力度的強化，大數據概念的引入，各單位檔案信息化建設的意識得以加強，在檔案信息化建設方面的投入不斷加大，檔案收集範圍更加廣泛，檔案信息資源結構進一步優化，檔案信息化的基礎建設得到鞏固。
二、大數據時代檔案信息化面臨的機遇和挑戰
大數據時代的到來，為檔案信息化建設提供了難得的機遇，主要表現在：
（1）全面的檔案信息。隨着企業檔案信息化進程的加快，各類檔案資源會滾動積累並日漸豐富，庫藏數據資源將會迅速增長，並會呈現數據結構複雜、數據種類多元化的特點。
（2）檔案將與網絡信息系統深度融合。檔案是在各項業務中產生的，對檔案管理而言，藉助信息系統，可以非常便利的實現業務部門與檔案部門的數據連接，在同一平台上實現檔案的產生、流轉、歸檔、保存、利用等各環節的銜接，檔案管理的效率將會大幅提升。數據信息的全面捕獲將使得企業檔案呈現以下特點：
（1）檔案信息量增大。企業各種信息被廣泛收集，加之網絡的發達和存儲設備成本的低廉，信息資源將呈現指數形式增長的趨勢；
（2）檔案信息形式多樣。大數據時代的檔案信息不會僅以文字記載為主，大量圖表、圖像、音視頻等形式將普遍存在，數據類型將會變得更加複雜；
（3）價值密度小。檔案信息增長的同時，有潛在利用價值的數據的增福會降低，去粗取精將成為檔案數據利用的必然選擇。基於大數據來臨的契機和趨勢，檔案工作將面臨巨大的挑戰：
（1）給檔案管理職責帶來的挑戰。在以往檔案管理中，文件由各業務部門移交後才由檔案室進行歸檔管理，檔案室與其他業務部門的管理邊界十分清晰。電子檔案出現後，檔案室與其他業務部門的管理邊界出現了交叉，檔案室有機會將檔案管理的需求前置於業務管理中，使電子文件的.形成滿足檔案管理的需要。因此對於電子文件，檔案室的管理職責要前移，必須與業務部門協調配合；
（2）給檔案收集範圍帶來的挑戰。大數據時代強調的是“全程記錄”，而不是目前通用的“有用才被記錄”。那麼，面對新形勢，檔案歸檔範圍的確定是否需要改革，如何在“全”與“有價值”之間達到平衡，是一個值得思考的問題；
（3）檔案數據的分析問題。目前，市場上的檔案系統大多止步於檔案集中與管理，數據分析方法還未系統建立，對大量數據的挖掘與處理在一段時間裏將成為檔案工作必須克服的一道難題。
三、大數據時代檔案信息化工作的做法
大數據時代企業檔案信息化建設可以從以下幾個方面開展：在現有的檔案信息化基礎上，加強檔案資源建設，加快推進庫藏資源數字化工作，加大開放檔案的力度，拓寬檔案利用渠道，以檔案信息資源集成和整合為主線促進檔案信息化建設；利用大數據分析手段，實現數據行為分析、深度挖掘和信息推送，進而滿足檔案利用者多樣性的利用需求。具體實施上可以從以下幾個方面入手：
1.構建數字檔案館知識服務體系在構建數字檔案館知識服務體系時應從以下幾方面入手：
（1）數字資源的收集。檔案部門一是要做好現階段檔案管理系統與辦公系統的融合，對有利用價值的文檔、圖像、圖片、音頻等非結構化數據和其他與檔案系統對接的應用系統中的結構化數據進行全面蒐集；二是以需求為導向，本着重點檔案優先數字化的原則，制定符合實際的庫藏檔案數字化方案，分步實施；
（2）數據整理與檢索。對檔案進行分類瀏覽，形成檔案知識地圖等工具，便於對檔案資源目錄和全文的檢索與獲取；
（3）知識整合與加工。通過檔案編研形成有專題特色的知識庫是信息整合的最簡易途徑，此外，還可以藉助大數據分析的相關方法和工具，將檔案數據進行碎片分析，並按相應條件進行匹配，從而達到知識加工、整合的目的；
（4）共享創意與交流。利用網絡和檔案系統與業務系統對接等方式實現檔案數據的集成從而實現信息共享；通過對用户需求的跟蹤與分析實現信息定製或主動推送服務是也將成為檔案系統發展的方向。
2.創新檔案管理制度檔案管理部門應結合本單位檔案資源利用的實際情況和大數據時代背景，準確把握本企業業務發展的脈搏，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的精神，運用創新思維，制定適應信息化建設的檔案管理制度，進一步健全完善檔案管理業務流程和技術規範，以確保電子文件和電子檔案的安全性與完整性；同時應在遵守國家標準規範的基礎上，建立內部檔案信息化標準體系，如：檔案管理軟、硬件實施標準，檔案數字化加工標準，檔案數據整理、保管、服務標準等，為檔案信息化建設的有序化操作、檔案數據的規範化管理和檔案服務做支撐。
3.強化檔案隊伍建設檔案人才是檔案轉化為信息資源為用户提供服務的一個必不可少的前提條件。從原始檔案信息到知識資源的轉化過程，不僅僅是計算機的技術性問題，各種信息的關聯性有許多是需要有生產等業務基礎知識的人才能識別，以筆者所在單位為例，檔案人員具有項目管理方面的知識其檔案工作往往開展的更加順利。因此，企業應注重培養集技術和檔案管理於一身的綜合型檔案人才，既熟練掌握檔案管理知識，又具有利用現代科技手段處理信息檔案和進行數據分析的能力。
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