柔性內部控制初探

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柔性內部控制初探
柔性內部控制是以預防為主,以健全的監控體系為基礎的內部控制模式,它強調員工的自覺性,通過有效的文化營造一個誠信的環境和儘量減少欺詐誘導因素來避免內部控制失效。因而它不同於以往的以強調監控和糾正為重點的內部控制,而是將內部控制看作是追求員工和企業利益統一的制度設計行為。


一、倡導人性化的柔性內部控制


誠信是企業保持對外良好客户關係的信譽資本,也是企業進行有效內部控制的一個實質性前提。最有效的內部控制不一定是設計最為完備的,因為內部控制制度再詳細,也不可能涵蓋企業所有的活動。真正有效的內部控制應該是一種“自在”的控制,即人人都講誠信,並營造一種健康向上、把講誠信作為內在需求的企業文化,藉助價值觀念等軟環境使員工得到自律和他律,從而矯正其價值和目標,規範其行為,使個體的價值、目標、行為與組織的價值、目標、行為相一致,通過尊重人併發揮人的主觀能動性來激勵員工,使他們心甘情願地為企業忘我工作。


當然我們要注意到的一點是,這種人性化的柔性內部控制是一種以動態管理為特徵的內部控制模式,它適應於複雜多變的外部環境。特別是在知識,員工的工作更多地表現為對知識的利用和創新,是一種抽象的思維過程,沒有統一的外在形式,也無法對其進行統一管理,這時只能通過價值觀念導向進行調控。對於那些控制程序確定無疑的事項,傳統的連續監控還是能夠有效發揮作用的,因此柔性內部控制不應排除傳統的內部控制,我們應該把它們結合起來使用。


樹立誠信是實現人性化內部控制的核心。誠信不是一個空洞的概念,它有實在的。從最高層次的企業價值取向到最低層次的日常工作制度,我們都可以把它放到每一個環節中,每個層次的誠信都對應有相關的內容(見右圖)。通常我們説誠信太空洞、難以實施,這是因為我們不瞭解誠信,特別是不瞭解它的層次性。把最高層次的價值取向當作誠信的全部,上層領導能夠理解但下層員工無法認同,這種錯位的定位讓管理者覺得孤掌難鳴,也同時失去了樹立誠信的信心,轉而一視同仁地實施嚴厲的監控制度;或者是沒有細分誠信的具體內容,誠信只是一個泛泛而談的抽象概念,使大家不知道如何在工作中把誠信轉換為實在內容,形成一個共同的`工作理念。因此,應根據人的行為需求和不同層次的誠信內容,採取不同層次的激勵措施,對不同層次的人員行為進行引導以將誠信落到實處。








二、有效防止欺詐的柔性內部控制


誘導欺詐的因素中,個人的素質是內因,環境壓力和機會是外因,我們可以通過消除這些誘因來有效避免不必要的懲罰,減少剛性內部控制。


1.利用非正式組織減少壓力。環境的壓力一般源於“不適應”,當有新的員工加入時,由於業務還不是很熟,如果沒有有效的培訓機構接納他們,他們對於不熟悉的業務就極易傾向於通過作假來進行掩飾;當工作環境發生改變時,員工也會產生暫時的不適應,如果沒有緩衝的機會,為了掩飾自身能力的不足也會選擇作假。而非正式組織是一個有效的資訊傳遞和交流中心,如員工活動中心、各種愛好協會、開放的培訓組織等,它們能針對員工的心理進行有效的溝通,排除各種負面的壓力,同時也體現了柔性內部控制的特點和優點。


2.利用充分的風險評估減少做假的機會。有許多欺詐源於沒有充分估計到其發生的可能性,當下列情況發生時,就要給予足夠的重視,事先進行充分的風險評估,減少發生欺詐的機會:①操作環境的改變導致新的競爭壓力;②內部控制人員變更;③新的信息系統對交易過程的;④重大的迅速給內部控制帶來的影響;⑤產品更新換代和新技術的實施帶來的影響;⑥組織結構的調整;⑦新市場的進入;⑧政策調整對財務披露的影響。


3.建立有效的人力資源機構,健全員工招聘和培訓程序,提高員工的素質。企業應把員工看作是有價值的人力資源,不僅僅是利用他們,更要去發展和培養他們。當員工與企業一起成長時,他們就會有極大的歸宿感和認同感,對企業的文化能夠給予理解和認同。有了這一能夠進行有效溝通的心理準備,內部控制就能準確實施和及時反饋。
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