整篇說明信的架構：
一．信頭與第一段
右上角是你的回信地址，如果你有專用的信紙，信頭處有你的姓名地址等，這個部分就可省略。放在左邊的是對方的姓名、職稱、地址及發信日期。請注意：應避免使用To whom it may concern或是Dear Sir之類的.空洞字眼。如果廣告上沒有註明，不知該和什麼對象聯絡，可打電話去詢問，效果會比用Dear Sir好得多。
其次，稱謂(Salutation)後面要用冒號(Dear Mr. Smith:)（這是正式的用法，近年來有允許使用逗點的傾向）。第一段的內容通常是敘述一下你如何得知這個工作消息，以及你打算應徵的是哪一項職位。
二．信的主體
信的主體中先簡述自己學經歷中與應徵工作最相關的部分。細節在簡歷裏都已陳述，此處無需重複。如果你目前已有份工作，可能得敘述一下爲什麼你覺得需要換工作，範文中所描述的原因是想要承擔更多責任和迎接更大的挑戰。同時要說明對方的公司爲什麼吸引你，也別忘了從對方公司的角度着想，說明你能爲對方做出什麼貢獻。
三．信的結尾
信尾的部分有三項重點。第一是禮貌上要謝謝對方。第二，要告訴對方你的下一步行動：是靜候通知，還是要打電話詢問？電話詢問是什麼時候要打？第三，提醒對方信中還有什麼附件。這就是一份完整的說明信與簡歷。
來源：UDNJOB