句子精練，避長就短。
句子是寫作的基礎，沒有句子就沒有段落，也就沒有作品。清楚、簡潔的寫作容易啓發和說服他人。這些寫作是以結構合理、有說服力的句子爲基礎的。（摘自檀文茹《實用商務英文寫作》第９頁。）
一位深受美國人愛戴，一項主張不寫長句，不羅嗦的美國參議員Stephen Young 每次受到邀請參加會議、宴會、演講時，他的回信只有四個字：I will be there (我會到).簡單明瞭。也曾經有人打趣說“商務英語信函寫作的`句子，就應該像漂亮姑娘的迷你裙－－越短越好”。
通常商務人士每天都有大量的商務信函要讀，對開門見山、長話短說、直接切題的信函特別歡迎。而且“簡單的語言並不意味着思想過分簡單化，簡單的語言也可以蘊藏着潛在的豐富的思想。長和複雜的句子有時會更容易引起不必要的理解障礙。”因此，寫信要求長話短說，在不影響意思表達清楚準確的前提下，句子越短越好，一句話能用兩個詞表達清楚的，據對不再增加任何一個單詞。想要做到句子的簡潔，必須作到以下幾種情況：