會議時間：
會議地點：
主 持 人：
出席人員：
缺席人員：
記 錄 人：
——————————————————————————————————
一、會議主題議程
1、校研會主席王霽安排研會近期事務
2、各部門彙報上週工作小結以及近期主要活動籌備情況
二、會議發言備忘錄
(一)校研會主席王霽安排研會近期事務
1. 介紹學校財務報銷新政內容
XXX：從XX月開始，學校將對需報銷的發票式樣進行統一規範，以往有部門經常在活動過後補開以“打印、複印”爲項目名稱的手寫小聯發票，今後這類發票財務處將不予以報銷。請各部門再組織活動需購買物品時儘量開機打發票並且寫清楚購買物品具體內容，如相約麗娃，海報。關於報銷事宜，還需強調以下幾點：
(1)如購買辦公用品且金額超過一百元則必須註明每項物品的名稱、單價、數量以及總價(花除外)，如冰露礦泉水，20瓶*1元=20元。
(2)如活動費用中包含勞務費需按有關規定填表。
(3)各部門組織活動時必須提前做好預算並嚴格執行，每張發票上都要籤三個名字即分管主席(特殊情況可以代爲填寫兩個負責人)，負責人及具體經手同學。在開具發票時如把握不好項目名稱可以先用鉛筆寫，確定後再用水性筆填好。
(4)通訊費用只有電信發票可報，電信200/201長途卡報銷時需要提供電信發票。注：一張卡配一張發票。
XXX：
(1)請大家開發票時注意辨別真僞，儘量不要開到連號發票。
(2)打印或複印最好採取轉賬的方式。另外，打印或複印時最好多打一份作爲備份。
(3)活動如有贊助商，可以先把發票分類，將符合學校規定的發票及時通過學校報銷，剩下的可交與贊助商幫忙解決。
2.關於各部門活動材料收集的進一步規範
XXX：各部門在部門活動結束後的一週之內應把所有材料整理好，打包後保存在閔行辦公室電腦裏各自部門的文件夾內，XX各部門可以相互配合。材料上交內容包括活動策劃、海報樣板、人員安排、邀請函等前期籌備以及通訊稿、深度報道稿、照片、DV等後續資料。各活動組織部門應該配合祕書處和宣傳部做好活動文字影像(通訊稿、照片、講座MP3及詳盡內容)存檔工作。另外要求各部門在開展活動時應自主負責海報、拍照、DV等材料的收集，並全權負責。
(二)各部門彙報上週工作小結以及近期主要活動籌備情況
外聯部：
1.參加XXXX理工舉辦的“秋韻節”活動。
2.上週日和交大研會共同組織了“心源活動”。
3.下週二將參加東華大學舉辦的“成長之路”活動。
4.外校研會換屆通訊錄除個別學校外都已更新，各部門如有需要可以和外聯部聯繫。
5.對於即將舉行的“相約麗娃”活動，外聯部已配合女工部開展宣傳工作，通過各高校邀請同學參加，並在各高校BBS進行。
6.下週六“主席杯——XX高校研究生會乒乓球邀請賽”希望各部門可以配合宣傳。
XXX：XXXX理工大學舉辦的“秋韻節”活動宣傳冊內容豐富，主要特色是其將各院系活動分類後也全部呈現在宣傳冊上，這證明其校研會與各院研會配合緊密，同時各院研會對於學校活動的參與度較高，值得我們學習。另外提一下“良師益友”頒獎晚會，值得借鑑的地方雖不多，但也給我校“良師益友”頒獎活動的'開展帶來了一些思考。這次活動，感受較深的就是他們學校學生對於活動的參與熱情很高，我們作爲文科院校更不應落後，今後校、院研會組織活動時應該互相配合，共同把活動辦好。另外，外聯部應儘快做好電影節贊助籌備工作。
女工部：
1.今天面試了“相約XX”主持人，確定活動場地並且解決了場地板凳不足的問題。活動所需物品已確定由大活禮品室提供。
2.“相約XX”於本月XX號截止報名，之後會開展嘉賓篩選工作。女嘉賓以本校女生爲主，男嘉賓中本校男生比例較小，更多來自外校，有一小部分已經畢業的校友這次也將被納入嘉賓的考慮範圍之內。外部各校都會有一定男女嘉賓名額，故校報名的同學不能保證都能入選，希望大家給予諒解及配合。
3.“相約XX”需要各部門推薦工作人員，女工部將於下週期五和各部負責人聯繫，公佈工作人員主要工作任務及名額。目前預計需要至少4名男生搬椅子，6名門衛還有至少6，7名工作人員，希望各部門可以給予全力的配合。
XXX：篩選嘉賓時不要大張旗鼓，同時對於落選同學做好善後工作。
綜調部：
月份的《大事記》已由XX爲主完成，收集了18個院系的資料
2.“人才儲備庫”截止XX月XX日僅回收2個院系材料。
3.對於各院系主席團改選的結果和名單變化已編制新的通訊錄，已於XX月XX日發至祕書處和主席團郵箱，同時刪除了羣裏的老版通訊錄。另外，上週歷史系、數學系研會換屆，本週社科部研會將換屆，都將會及時更新通訊錄。
4.上週代轉發“社會導師”以及“師大風雲人物”通知，希望下次各部門需代發通知時，請自行編輯好通知內容和格式，並應對通知內容採取負責的態度。另外，在工作中發現各院系飛信回覆率很低，與院研會之間的互動合作有一些困難。
XXX：出於個人信息保密的需要，各院系主席團通訊錄中只需註明其院系名稱、姓名、性別、手機及郵箱，信息不亦過多。各部門如需各院系主席聯繫方式，可以和主席團直接聯繫。
另外，各部門應積極利用各院系新上任主席的“三分鐘熱情”，如有活動需要可及時主動與各院系配合聯繫。在下一次主席聯繫會議之前，各部門可以思考下想與院系合作的項目，彙總後統一交與主席團，我們將予以傳達。
學術部：
1. 讀書會啓動儀式圓滿成功，活動的視頻及音頻資料正在整理中。
2. 上個星期共舉辦了三場讀書會，其中XX校區2場，閔行校區1場。
3. 本月4 和8號在閔行校區舉辦兩場讀書會，對外漢語學院將於本月XX號在校區舉辦關於“論傳統”的讀書會。
4. 公共管理學院將於下週舉辦名爲“如何做卓越有成效的管理者”的讀書會。
5. 由於近期校慶報告以及讀書會等活動較多，XX講堂將於本月底舉辦。
戎思淼：如果多項活動無法兼顧可以將其中一部分交給其它部承辦，比如民族部。
民族部：
已將民族博覽會籌備計劃發給XXX老師。活動形式類似於世博會遊園，會在進門時發明信片，如參與各攤位的活動可以蓋章並將在出門時按照蓋章數量多少發放獎品。攤位展示內容包括剪紙、空竹、中國結等等，現在正在聯繫道具和人員。
生活部：
本月活動重點爲電影節的策劃和舉辦。
XXX：即將舉辦的電影節的活動影片已基本確定，活動將以幾部科幻科普電影展播配合老師做講座的形式進行，目前主要困難是缺少資金，屆時還需要各部門的配合。希望在各種活動開展時，各部門可以通力配合，互相協作。