公文是國家機關、社會團體及企事業單位在公務活動中,爲行使法定職權而製作的文稿。它能夠跨越時間、空間的限制,有效地傳遞公務活動所需要的.信息,具有規範格式、規範體式、不允許任何隨意性的特點。其格式包括:標題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞等。其種類繁多,包括:命令(令)、決定、公告、通告、通報、議案、報告、請示、批覆、意見、函、會議紀要等十三類。
一、頁面設置排版
(一)新建一個文檔並打開,在“文件”菜單欄下點擊“頁面設置”。
(二)打開頁面設置對話框後,設置“頁邊距”選項卡:上3.7釐米,下3.5釐米,左2.8釐米,右2.6釐米。
(三)設置“版式”選項卡:勾選“奇偶頁不同”,在“默認”按鈕中選擇“是”,並確定。
二、標題
(一)大標題:字體:方正小標宋_GBK;字號:二號。
(二)一級標題:要求帶頓號,字體:方正黑體xGBK;字號:三號。
(三)二級標題:要求帶小括號,不帶頓號。字體:方正楷體xGBK;字號:三號。
(四)三級標題:要求用阿拉伯數字,不帶頓號,而是刪除鍵上的“、”。字體:仿宋;字號:三號。
(五)四級標題:要求用阿拉伯數字,不帶頓號,帶小括號。字體:仿宋;字號:三號。
三、阿拉伯數字排版
點擊“編輯”菜單欄下的“全選”,然後在字體選項框中選擇“Times News Roman(阿拉伯數字)”。
四、頁碼設置
(一)點擊“插入”菜單欄中的“頁碼”,在對齊選項框中選擇“居中”。
(二)在第一、第二頁的頁碼位置處雙擊,顯示選中,分別插入符號欄的“―”,前後各插一次,並確定爲四號字。
(三)將插入的頁碼及符號拖動至左右對齊位置,奇數頁左對齊、偶數頁右對齊。
五、附件設置
在正文下方空一行處起輸入,如下:“附件+冒號”;回車下一行輸入,如有多個附件如下:
1、空格鍵+內容
2、空格鍵+內容
……
六、落款設置
(一)落款包括單位名稱和日期,在正文下方空三行起落款,右起空四個字符處。
(二)如需該電子公章,不需寫明單位名稱,蓋章位置在日期的正中偏上,避免把整個日期覆蓋。
(三)日期用中文漢字,如:“二一二年七月十八日”,不-2-能用阿拉伯數字,如:“20xx年7月18日”。
七、行距格式:
點擊“格式”菜單欄下的“段落”,在行距選項框中選擇,一般用“單倍行距”或“固定值”的25—28磅。