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招標機構使用OA(辦公自動化)軟件或招標業務管理系統，目的是爲了實現招標業務信息化，意欲藉助信息化提高工作效率、促進知識共享、降低運營成本等。但大量的實踐證明，OA和招標業務管理系統存在較大差異。
一、軟件分類
OA軟件：將文書辦公和計算機網絡功能結合起來的一種文書辦公類系統，應用場景多在公文審批流轉、車輛管理等綜合性事務管理上。
招標業務管理系統：通過信息系統對招標業務進行管理，實現招標項目各階段過程信息的前後貫通、操作流程的相對固化規範、招投標信息資源的`共享，以加強業務管控、提升工作效率、實現知識共享、提高服務質量，屬於項目管理類系統。
二、系統功能
OA軟件一般提供適合所有綜合管理業務所需要的通用功能，如公文管理、工作計劃、工作會議、車輛管理、零星固定資產、辦公用品、通用的表單製作和審批等管理，這些功能是適合所有業務類型的通用功能，不是專門針對招標業務管理而開發的。
招標業務管理系統包含業務管理系統和運營管理系統兩大部分，業務管理系統類似於生產性企業的ERP，即招標機構的招標任務委派、招標文件製作、發標、投標、開標、評標、異議、歸檔等業務節點管理，還應當含有價格庫、專家庫、文件庫、投標人信息庫、招標人信息庫等各類信息資源庫。運營管理應當包括模板管理、費用管理、審批管理、決策管理、知識管理、權限管理、基礎管理等功能。招標業務是經濟、技術、法律三方面的結合，專業性很強，業務數據之間有很強邏輯關聯關係，具有典型的項目管理特性。
由於招標業務複雜、專業性強，一般人難以在三年之內熟悉、掌握招投標業務。一般非專業軟件公司的絕大部分軟件設計、開發人員因對招投標業務不熟悉，更沒通過招標師職業水平考試，故難以準確把握招標機構的需求，研發的系統自然滿足不了招標機構的要求。
三、設計思路
OA軟件一般以管理綜合辦公業務的思路進行設計和開發，有較好的表單(如招標立項表單)編制、流程審批的功能;以表單、節點爲核心對招標項目全部的內容進行人爲割裂，需要分節點打開各類表單才能知曉某一招標項目具體內容和進展，無法一站式看到具體招標項目的全貌，更無法進行統計分析並按項目進行全流程過程管控。
招標業務是典型的項目管理業務，相應的系統應當以項目管理的思路進行設計和開發，可以一站式看到項目的進展情況、項目各節點內容和審批狀況等。各類信息以格式化、數字化方式進行分類存儲，這樣就可以十分方便的實現對各類信息的查詢和統計分析。