行政人事檔案管理規範
1 新建單位人事檔案管理不規範的種種表現
一些新建單位在人事檔案管理工作中，由於監管不嚴，在交接、經辦、管理和使用過程中存在諸多弊端，不僅影響了人事檔案管理的嚴肅性，也給實際工作帶來了許多不應有的麻煩，具體表現爲：
1.1 交接手續不嚴肅。新建單位人員調入頻繁、數量較多，如果人事管理部門工作人員檔案管理意識及保密意識不強，極易出現他人代交檔案，甚至調入人員本人遞交檔案或者檔案未密封轉遞等現象，違背了人事檔案管理的嚴肅性原則。
1.2 信息覈實不認真。有些檔案在轉遞過程中未嚴格按照檔案管理的要求密封，特別對那些由本人遞交上來的檔案，有的超過了轉遞期限，有的材料不完整，有的甚至存在人爲塗改跡象。如果對調入單位的人事工作人員不嚴格審查覈實，勢必影響檔案的完整性和正確性。
1.3日常管理不規範。由於是新建單位，人事檔案管理人員工作經驗不足，方法不得當。有的'甚至連最起碼的保密意識都沒有，譬如隨意將看過、用過的人事檔案放在辦公桌上，不經領導批准、審查就將人事檔案借給外單位查閱等等，這樣極易造成失、泄密事件。
1.4 硬件設施不達標。有些新建單位未對人事檔案管理工作給予足夠重視，有的沒有設立專門的檔案庫房，有的沒有專職的管理人員，有的甚至連專用檔案櫃、除溼器、碎紙機等必要的設備都沒有，人事檔案與其他行政檔案歸在一起保存，庫房鑰匙不是由專人保管，而是人人隨手可拿，沒有絲毫的保密觀念。
1.5管理人員政審不嚴格 人事檔案管理人員沒有經過嚴格政審即走上工作崗位，有的政治素質低，有的保密意識差，有的原則性不強，不該外傳的機密外傳，不該說的話亂說等等，有的甚至利用職務之便篡改、僞造自己的人事檔案，弄虛作假，用權謀私。
2 加強新建單位人事檔案管理的必要措施
人事檔案管理是一項嚴肅的工作，一旦管理不善，發生失泄密事件，就會損害職工的切身利益，挫傷工作的積極性。規範新建單位人事檔案管理工作，應從源頭入手，抓好環節管理，主要應做好以下幾方面的工作：
2.1 做好人員政審工作。這是一項源頭性的工作。由於崗位的特殊性，必須選拔政治上過硬、思想上端正、原則性強、保密意識高、工作一絲不苟的同志從事人事檔案管理工作。對那些思想素質低、保密意識差、不堅守工作原則的工作人員要堅決調離。
2.2 搞好人員業務培訓。人事檔案管理人員應爲專職，對於一些合署辦公的新建單位，也應指定專人負責此項工作。走上工作崗位之前，應進行認真的業務培訓，強化保密意識，嚴肅工作紀律，端正工作態度，能夠以嫺熟的業務技能、良好的職業規範勝任此項工作。
2.3 配好相應的設施設備。新建單位應進行科學規劃，在條件許可的情況下設立專用的人事檔案管理庫房，即使條件有限，也要設立專用的保密檔案櫃。配備除溼器、溫溼度表、碎紙機等必要設備。
2.4 把好交接審覈關。人事檔案的交接，應嚴格按照檔案管理的要求，由調出單位和調入單位的人事部門工作人員當面交接。檔案在交接過程中要做到密封傳遞、專人經辦。對人事檔案中的相關信息，經辦人員要認真核實，嚴格審查，發現疑點和偏差，要堅持原則，及時整改，確保檔案信息的完整性和準確性。
2.5 抓好日常管理工作。對於人事檔案的管理，任何環節都不能馬虎。庫房禁止非工作人員出入，檔案櫃要專櫃專用，隨時上鎖。查閱人事檔案，如爲外單位發展黨員政審等需要，需出具單位證明信;如本單位工作需要，需分管領導批准。除非特殊情況，禁止將人事檔案帶出庫房，應就地查閱。查閱人事檔案應需要什麼內容，查閱什麼內容，不得人爲擴大查閱範圍，更不能將整本人事檔案全部查閱。查閱時，人事檔案管理人員應在場監督。職工的任免通知書、在職教育證書、入黨材料、年度考覈表等隨機性材料應及時收集，立即歸檔。在整理人事檔案時，不得違反工作紀律，請非人事檔案管理人員插手，不能將人事檔案帶出庫房整理。爲了避嫌，人事檔案負責人的檔案應交上級主管部門統一管理，單位負責人的人事檔案應按相關規定送交有關部門管理。對於因工作責任心不強、保密意識差發生失、泄密事件，給單位工作造成損失的，對檔案管理人員要嚴肅處理，對利用職務之便弄虛作假的要加倍處罰。
人事檔案管理工作看似簡單，實則責任重大。特別是新建單位，更應從源頭抓起，規範管理。只有這樣，才能堵塞漏洞，避免偏差，才能更好地服務於職工，方便於工作。