論文摘要：由於人事檔案真實地記載和反映幹部個人經歷、政治思想，品德作風、業務能力等，是幹部個人自身成長曆史的真實記載，爲學校黨的組織工作、人事工作的決策提供了可靠的依據，爲學校合理分配使用人力資源提供了可靠的信息參考。隨着我國政治、經濟體制改革的不斷深入，學校人事檔案出現了許多新情況，新問題。人事檔案工作面臨了不少新的挑戰，檔案工作如何與時俱進，加快發展，更好地爲黨的組織、人事工作服務，筆者結合幾年來檔案管理的實踐，就學校人事檔案的管理工作談談幾點體會。
一、人事檔案的定義
人事檔案是組織人事部門按照黨的幹部政策在培養、選拔和任用幹部等工作中形成的記載幹部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的文字材料，並按有關規定進行整理後組成的，是考察瞭解和正確選拔使用幹部的重要依據。
二、人事檔案管理存在的問題
人事檔案制度自20世紀50年代產生以來，作爲一項常規性的公共管理工具對中國的信用建設、幹部管理、國家安全、福利分配等方面作出了不可磨滅的制度性貢獻。但隨着改革開放的進程加快和社會主義市場經濟的縱深推進，傳統人事檔案制度的身份性和體制性弊端也顯露無遺。“死檔棄檔”、“虛假檔案”、“人質檔案”、“人檔脫節”、“檔案克隆”等現象也日益增多，其“二元化人事體制結構”所形成的“人才壁壘”、“單位封閉”、“制度交易”、“身份阻隔”等負功能愈加顯現，在一些人的心目中人事檔案已經淪爲“雞肋”——食之無味卻棄之可惜，其制度性生存愈發尷尬。因此，傳統人事檔案制度必將走向終結，新的、科學的人事檔案制度必將走向前臺。根據全國人才工作會議精神，要促進人才的合理流動，必須進一步消除人才流動中的城鄉、區域、部門、行業、身份、所有制等限制，發展人事代理業務，改革戶籍、人事檔案管理制度，放寬戶籍准入政策，推廣以引進人才爲主導的工作居住證制度，探索建立社會化的人才檔案公共管理服務系統。作者認爲，人事檔案及其制度的公共政策創新必須沿着契約化、社會化、電子化和法制化的方向發展，也就是說契約化、社會化、電子化、法制化是人事檔案制度創新的必然路徑。
內容上，立卷不夠規範，案卷質量不高。一是檔案材料內容填寫前後不一。“三齡一歷”(年齡、工齡、黨齡、學歷)記載多樣，個別幹部的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。二是檔案用紙規格不一。雖然規定檔案材料要統一使用16開辦公用紙，但現行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印製的學歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印製超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。三是材料歸類不準確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時歸檔。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外，隨着時代的發展，幹部人事檔案中有些陳舊的信息內容已不能滿足企業發展的需要。如記載個人履歷、社會關係、政治面貌等基本情況的內容多，而反映個人工作能力、技術特長等方面的內容少，這些都會直接影響到案卷質量。
使用上，技術手段滯後，運行效率較低。在整理檔案過程中，有的單位沒有啓用幹部人事檔案電子信息化管理系統，大部分是靠手工操作，費時、費力，效率低，與行業整體的'現代化、信息化、科學化管理水平不相適應。
三、筆者關於人事檔案管理的建議
保持人事檔案工作的高質量，就必須要有科學的管理方法。傳統的管理方法在一定時期有它的科學性，但隨着形勢的發展和幹部工作對人事檔案管理工作要求的變化，就會顯現出它的侷限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟幹部工作的需求，實現管理的規範化和信息化：
1、實現檔案材料收集、歸檔和鑑別的規範化。幹部人事檔案管理質量的提高，重要一條就是要及時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑑別是否規範化將直接影響進檔材料的質量，對收集到的檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精煉，觀點是否明確等方面進行認真細緻的鑑別，對於不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對於不屬歸檔範圍的材料，及時退給有關單位，做到不散失、不積壓。
2、改進檔案的檢索與查閱方法，實行計算機管理，提高檔案管理的信息化。對乾乾部人事檔案的檢索，無論是採用“四角編碼”法還是“筆形編號”法均是利用姓氏檢索的方式進行，這兩種方法均有一定的科學性，但用記起來費時，用起來繁鎖，工作效率低。爲提高效率，可考慮採取以英文字母的順序號進行編排，便於記憶，利於查找，提高速度。同時，爲提高檔案管理水平，可以採用計算機管理人事檔案信息，研究建立兩個系統：檢索系統和利用系統。同時，運行幹部人事檔案原件管理系統，使查檔人員利用計算機在不接觸幹部檔案的前提下查閱幹部檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時也有利於幹部人事檔案的保密和安全。
3、分類管理。國家公務員的檔案由組織人事部門按管理權限建立並管理;其餘人員的檔案，則打破身份、學歷、職稱、行業、地域等各種限制，由政府人事部門所屬人才交流機構建立並統一管理。
4、人事檔案管理機構實行許可證並年檢制度。制定硬件、軟件標準，並加強執法檢查;同時，檔案管理人員也要進行培訓並實行資格證制度，並定期考試更新知識。統一服務標準和收費標準。
5、利用現代化管理手段。人事檔案管理也要與時俱進，不斷學習掌握現代檔案管理理論與新技術的運用，開拓創新，開發新手段，加大投入，對人事檔案實行動態化管理和維護，開發研製人事檔案管理軟件，建立數字檔案和多媒體檔案，並實行聯網，通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統。
只有與時俱進，注重檔案的服務性，才能提高檔案的利用價值，牽一髮而動全身，人事檔案管理制度的改革、信用業績檔案的建立必將使人事檔案煥發新的生機與活力，必將使社會生活中的諸多問題不攻自破、迎刃而解，必將爲社會經濟的發展提供強有力的保障。