對電算化會計中會計方法的思考

信息新技術促使人們改變原先的思維方式，重新考慮新的。美國前會計學會會長井尻雄士教授在80年代初提出了“三式簿記”新概念，美國的阿妮塔。霍蘭德等教授提出基於事件驅動法的事項會計，主張打破原有複式記賬原理，變原有的貨幣反映爲多維反映，他們的都是建立在信息新技術的基礎之上的。雖然信息新技術的日新月異，使會計學者從不同的角度重構未來的會計格局，但這種重構必須是會計性與信息新技術科學性的相互融合與完美結合，忽視其中的任何一方，都會使會計的受到。基於這一認識，這裏對電算會計中的若干會計方法加以探討。　　一、電算會計中借貸記賬法是否不適用　　在借貸記賬法中，“借”既可以表示增，也可以表示減，而“貸”既可以表示減，也可以表示增，盧卡。帕喬利提出的複式借貸簿記方法之所以幾百年來一直爲人們所推崇，正是因爲其“有借必有貸，借貸必相等”的錙銖必較、涇渭分明的科學原理。　　儘管我國會計實務也曾一段時間對增減記賬法和收付記賬法情有獨鍾，但最終仍達成共識，採用了國際上通用的借貸記賬法。　　本質上說，在借貸記賬法中，借和貸只是代表一種符號，而其實質則是“有借必有貸，借貸必相等”。換句話說，不管是在手工會計中，還是在電算會計中，衡量記賬憑證是否採用借貸記賬法，主要看其是否體現“有借必有貸，借貸必相等”的基本原則。在電算會計中，儘管記賬憑證庫文件的數據結構有“借貸金額”型、“借貸方向”型和“借貸科目”型等幾種，但萬變不離其宗，其基本實質都是通過記賬憑證編號維繫着憑證的借貸記賬法。　　有人以會計軟件常以正、負號分別替代借、貸符號爲由，企圖說服人們相信這一記賬法已經難以勝任新形勢。應當注意的是，即使借、貸符號在數據庫中不採用“借”和“貸”加以表示，也並不表明借貸記賬法就可放棄。不可否認，在將借貸記賬憑證的發生額登錄到總賬之後，對於登賬後所結計的期末餘額往往以正數表示借方餘額，而以負數表示貸方餘額，甚至在借貸庫文件中只設一個金額字段，在該字段中分別以正負號表示借貸方。但所有這些標記都沒能改變“有借必有貸，借貸必相等”的規則，其實質仍然是借貸記賬法。這裏的正、負號與增減記賬法的增減符號的屬性風馬牛不相及。　　從長遠來看，隨着原始憑證的逐步化，記賬憑證的自動生成勢在必行，屆時，何種記賬方法使自動生成更可行，當然要根據其科學性而定。智能軟件的設計憑藉的是科學的方法和嚴密的思維與推斷，而經過了數百年磨練的借貸記賬法，無疑是未來智能專家設計會計軟件的最佳選擇。當然，一味否定增減記賬法的科學性也是錯誤的。　　在機之中，當採用增減記賬法填制記賬憑證之後，我們完全可以編寫一段簡短的程序將其轉換爲借貸記賬法下的相應記賬憑證。其轉換的主要依據是各該科目的記賬符號與所屬科目類別。以從銀行提取現金爲例，在增減記賬法下，增記“現金”，減記“銀行存款”。現金和銀行存款都是資產類科目，對資產類科目，其增加就轉換爲“借”，其減少就轉換爲“貸”。依此，也可將借貸記賬法下的憑證轉換爲增減法下的憑證。　　事實上，過多地去研究借貸記賬法與增減記賬法如何在計算機中運行是不明智的。　　因爲這兩種方法僅是用於數據的輸入而並非是用於信息輸出，換句話說，記賬方法與信息用戶的需求無關，信息用戶所需要的會計信息主要是以會計科目爲標識的發生額或餘額（至少當前是如此）。　　二、“反結賬、反記賬、取消審覈”的可行性　　至今，尚有不少會計覈算軟件設置“取消審覈”、“反記賬”、“反結賬”的功能。在實際工作中，這些設置的確給會計人員的會計處理帶來許多方便，儘管許多學者對此提出異議，但不少實務工作者卻對其依依不捨。有的學者甚至認爲，在計算機特定的工作環境中，反記賬的作用不可替代。其理由是，在實際工作中存在大量錯誤的記賬憑證，如果不施行反記賬的做法，則將導致賬簿中存在大量無用的冗餘信息，影響對會計信息的使用。　　所謂電算化會計中“反記賬”，事實上也就是將一批原先已經登錄到賬簿上的發生額從各該賬戶再予以扣減，使各該賬簿恢復至該批憑證登賬之前賬簿的發生額和餘額狀態。毋庸置疑，沒有人會贊同手工會計下采用“反記賬”。對手工的賬簿記錄，爲了保證其有案可稽，當其發生錯誤時，不準塗改、挖補、刮擦或者用藥水消除字跡，不準重新抄寫。同時，對兩種出錯情況的更正應當分別加以嚴格處理：一是登記賬簿時所發生的錯誤，“應當將錯誤的文字或者數字劃紅線註銷，但必須使原有字跡仍可辨認”；二是由於記賬憑證錯誤而導致賬簿記錄發生錯誤的，則“應當按更正的記賬憑證登記賬簿”。在實際工作中，由於記賬憑證出錯而導致賬簿記錄發生差錯時而發生。一般採用兩種方式進行相應的修改：一是紅字沖銷法，二是補充更正法。這些詳細而又具體的規定所強調的一點，那就是對出錯之處必需留有修改的痕跡。　　在電算會計之中，記賬錯誤和記賬憑證填制錯誤仍然在所難免。但由於計算機特定的工作環境，迫使我們不得不改變手工會計原有的更正作法。雖然紅線註銷法在電算會計中難以操作，但對出錯的電子數據，卻不能不留下修改的痕跡。解決的辦法只有一個，保留錯誤電子數據，另作更改的記賬憑證，並據以登錄賬簿，換言之，要將正與誤兩張憑證同存於會計檔案之中，同時，其所登錄的正與誤兩處賬簿記錄並存於同一賬簿之中。《會計覈算軟件基本功能規範》第十八條也作出與上相同的規定：“發現已經輸入並審覈通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，可以採用紅字沖銷法或者補充憑證法進行更正；記賬憑證輸入時，紅字可用‘－’號或者其他標記表示”。　　由上可見，不管是手工，還是電算化會計，對出錯的修改均強調留有痕跡。　　事實上，在電算化會計中，由於數據的修改在技術上可不留痕跡，因而更需要對留有痕跡予以強調。　　反結賬的錯誤做法也是顯而易見的。當期末已經結賬並編制會計報表之後，如果將其“反結賬”，則意味可以對該給賬月繼續輸入憑證數據，無論這些新憑證是否已經記賬，都存在賬表不一致的錯誤，而當根據其登賬後的賬簿重新編制報表，擺在人們面前的兩張報表是絕不相同的。如果某一會計期反覆操作結賬與反結賬，並生成相應會計報表，會計信息的生成不啻是在搞數字遊戲！　　進而言之，將“取消審覈”、“反記賬”與“反結賬”同時使用，其後果更不堪設想：結賬後可以再增減當月業務，賬簿錯誤可以在原錯誤之處不留痕跡加以修改，而業已記賬和編制報表的記賬憑證在取消審覈後又可對該記賬憑證的電子數據不留痕跡地修改，承認這種逆操作的合法性，又置會計的證、賬、表勾稽關係於何地？　　它只會給製假者提供機會，而對電算化內部會計控制百害而無一利。這種只顧及方便操作者而不考慮會計信息可靠性的做法，還需要會計工作規範嗎？商品化會計覈算軟件首先要評審，正說明會計軟件必須遵守包括證、賬、表等操作在內的`工作規範之重要。　　本質上說，上述所有的逆操作，其最終目的都是爲了對記賬憑證庫文件上的電子數據作不留痕跡的修改。事實上，發現證、賬錯誤而採用紅字（“－”號）更正法或補充更正法填制記賬憑證，再據以登記賬簿、會計報表，並不會給會計人員帶來太多麻煩。無論是結賬前作爲當月憑證的更改，還是結賬後作爲下月的憑證的更改，對會計人員來說都是舉手之勞，何況證、賬的錯誤畢竟不會太多，因而不至於導致賬簿中存在大量無用的冗餘信息，對會計信息的使用。