未記賬憑證和已記賬憑證就分別存儲在“臨時憑證庫文件”和“正式憑證庫文件”之中。在電子賬套中，記賬是一項最爲關鍵的數據處理功能，是憑證數據在不同數據庫文件之間的自動傳遞和更新，不再是手工會計對憑證數據在賬簿上的重複轉抄。
電算會計的實時記賬方法
實時記賬是指電子賬套中的記賬憑證不經審覈就能直接記賬。對於新增的記賬憑證，一旦保存就會立即記賬，所以實時記賬每次只能登記一張憑證。從實時記賬的實質來看，憑證處理過程不僅省略了審覈簽字這道手續，還將憑證記賬和保存這兩個過程合二爲一。這樣一來，凡是進入電子賬套的記賬憑證都是已記賬憑證，不需經過“臨時憑證庫文件”就直接存儲在“正式憑證庫文件”之中，制單人也就成爲已記賬憑證中會計數據的最終責任人。這種記賬的.關鍵是能夠對在結賬過程中(有的會計軟件在結賬模塊中嵌套了機制憑證功能)自動生成的機制憑證進行實時記賬，從而不中斷整個結賬過程並能連續期末機制憑證。實時記賬雖然流程簡單、操作方便，但由於不對記賬憑證進行審覈簽字，而有悖於會計人員相互制約的原則和要求，同時對錯誤憑證只能進行有痕跡修改而不能徹底刪除。大家知道，記賬憑證是電子賬套處理會計數據的起點，用戶只有充分利用會計軟件提供的自動審覈和人工審覈功能共同對記賬憑證進行全面的審覈，才能保證電子賬套中會計信息的正確性和可靠性。爲此，建議現行會計軟件改版升級時對這種記賬功能加以改進。
現行的各種會計軟件中具有的模擬記賬、實時記賬、成批記賬、跨月記賬和恢復記賬幾種功能又是記賬過程發生這一根本性變化的前提和基礎。