摘 要：到採購管理模塊的操作比較複雜，經常會碰到數據傳輸不了的情況，而且容易丟掉一些步驟。其實，我覺得關鍵是我們對採購處理的業務流程不熟悉，沒有一個清晰的思路，當我們掌握了採購管理模塊中經濟業務的不同特點，緊緊抓住它們在操作中所涉及到的相關內容，那操作就會變得非常容易。
關鍵詞：會計電算化；採購管理；操作；思路
我們在學習會計電算化的九大模塊中，會感覺到採購管理模塊的操作比較複雜，經常會碰到數據傳輸不了的情況，而且容易丟掉一些步驟，着實頭疼，其實，我覺得關鍵是我們對採購處理的業務流程不熟悉，沒有一個清晰的思路，下面我就會計電算化暢捷通T3中採購管理模塊的操作思路談談：首先，必須明白採購管理模塊中的經濟業務情況。採購中會出現三種情況：第一種是採購發票與採購的貨物同時到達單位；第二種是貨物已經收到，發票還未收到，還不能確定貨物的入庫成本；第三種是發票已經收到，貨物還未收到。其次，需要針對採購管理模塊中經濟業務的三種情況，分別理清電算化採購管理模塊操作中所涉及的各個方面，形成正確的思路。
一、採購發票與採購貨物同時到達的操作思路
採購發票與貨物同時到達單位時，發票與貨物須同時錄入採購管理模塊，貨物的成本必須結算，貨款必須支付，還需記賬、填制憑證。由採購員進入採購管理的界面，會看見有采購訂單、採購入庫單、採購發票、付款結算、採購結算、供應商往來、月末結賬七種圖標，每個圖標都有相應的操作內容。下面就相關操作思路進行說明：1.採購發票與採購（貨物）入庫單的'錄入如果所採購的貨物已經錄入了採購訂單，採購訂單經過審覈以後，可由採購訂單生成採購入庫單和採購發票；也可由採購訂單生成採購入庫單，再由採購入庫單生成採購發票；如果沒有采購訂單，採購入庫單和採購發票可直接由鍵盤錄入。錄入完成以後還需審覈。2.採購發票與採購（貨物）入庫單的審覈（1）採購發票保存後需審覈，使票上的貨款確認爲應付款，傳送到覈算管理系統中，可生成憑證。審覈後的發票會出現“已審覈”標誌。（2）採購入庫單需審覈，由倉庫管理人員對入庫單與實際入庫的貨物進行覈對，無誤後進行審覈，確認入庫；由倉庫管理員進入庫存管理系統，單擊“採購入庫單審覈”圖標，進入採購入庫單的審覈，完成審覈後“審覈”按鈕變成了“棄審”。發票與入庫單審覈完成後，還需進行運費的處理。3.運費發票的處理（1）運費發票的錄入：由採購員進入採購管理的界面，雙擊“採購發票”圖標，單擊“增加”按鈕旁的▼按鈕，選擇“運費發票”，錄入相應內容。（2）運費發票的現付：可全部現付，也可部分現付。運費發票保存後，單擊“現付”按鈕，錄入相應內容，保存後出現“已現付”標誌。（3）運費發票的審覈：單擊“採購發票”窗口上的“複覈”按鈕，運費發票上沒有出現“已審覈”標誌，這是因爲已現付的發票不能再作爲應付款傳給覈算模塊了，但複覈可把發票傳遞到覈算管理系統中，以便查找。採購發票和費用發票、採購入庫單已錄入系統後，可通過結算，把採購費用攤入採購成本。4.採購結算採購員進入採購管理界面，單擊“採購結算”圖標，在“條件錄入”對話框中錄入各項結算條件，進入“入庫單和發票選擇”窗口進行選擇，然後對費用“按金額”或“按數量”進行分攤，入庫成本最後以結算金額爲準，在“採購結算—結算單明細列表”功能中可查看到。結算完成以後還需付款。5.付款覈銷結算入庫成本後，還需向供應商付清貨款和稅款。當單位開出轉帳支票交給供應商時，可錄入付款單並覈銷。由採購員在採購界面單擊“付款結算”圖標進行錄入和核銷。付款後，還需記賬。6.覈算記賬把已錄入的各種單據登記到存貨、差異、差價等明細賬中，在“覈算管理系統”中做。由覈算管理權限的操作員在“覈算管理”主界面，單擊“正常單據記賬”圖標，如發現有錯，可取消記賬，單擊“覈算—取消單據記賬”。記賬後，還需生成憑證。7.生成憑證也稱“制單”，覈算管理系統中的制單分購銷單據制單、客戶往來制單、供應商往來制單。購銷單據制單用於對採購入庫單、銷售出庫單及產成品、材料、其他出入庫單的制單，客戶往來制單用於收款單、銷售發票（應收款）制單，供應商往來制單用於付款單、採購發票（應付款）的制單。如果是“結算單制單”，由制單員進入覈算管理系統主界面，單擊“購銷單據制單”圖標，在查詢條件中選擇採購入庫單（報銷記帳）；如果是“付款單制單”，由制單員進入覈算管理系統主界面，單擊“供應商往來制單”圖標，在供應商制單查詢中選擇“覈銷制單”。在單貨同到的採購業務中，始終圍繞發票、入庫單、付款、記賬、填制憑證來做的，我們一定要有明確的思路，緊緊圍繞這幾個方面進行操作。
二、採購貨物已到，採購發票未到的操作思路
票未到，必須先用一個暫估的成本入庫，收到發票後，再錄入發票做報帳結算處理。處理暫估採購業務有“月初回衝”、“單到回沖”、“單到補差”三種方法。1.暫估貨物的入庫成本（前一個月）先用暫估價錄入採購入庫單，由倉庫管理員進行審覈入庫，然後覈算記賬，填制憑證傳到總賬系統。2.票到後，按實際價格錄入採購發票（後一個月）票到後，按實際價格錄入並審覈採購發票，採購結算，暫估入庫成本處理（票到以前的暫估入庫成本換成實際的入庫成本），生成憑證（生成紅字回沖憑證、生成藍字回沖憑證、生成應付款憑證），付款結算（預付衝應付）。採購貨物已到，採購發票未到的操作思路是始終要圍繞暫估入庫成本和票到後的實際成本來進行操作。
三、發票已經收到，貨物還未收到的操作思路
發票收到時，先做一張借記“在途物資”和“應交稅費—應交增值稅—進項稅額”科目，貸記“應付賬款”科目的憑證入賬；收到貨物時，經驗收入庫以後，再做一張借記“原材料”科目，貸記“在途物資”科目。1.收到發票時，在採購管理系統裏用“採購發票”功能把發票數據錄入系統，並且到覈算管理系統完成發票制單。2.貨物運抵企業後，在採購管理系統裏錄入採購入庫單，找出原來錄入的發票和採購入庫單進行採購結算，在庫存管理系統中對採購入庫單進行審覈，到覈算管理系統中執行“正常單據記賬”，最後完成入庫單制單。發票已經收到，貨物還未收到的業務是在途採購業務，它的操作思路是票到先進行發票的處理，貨到後再進行採購入庫單的相關處理等。當我們掌握了採購管理模塊中經濟業務的不同特點，緊緊抓住它們在操作中所涉及到的相關內容，明確思路，那操作就會變得非常容易，會計工作也將大大提高工作效率，更好地爲社會經濟發展服務。
參考文獻
[1]毛華陽，傅樵.會計電算化教程[M].電子工業出版社，2011.