摘要：隨着計算機在會計領域的普及和應用，計算機成爲會計工作發展的方向。爲了適應會計工作規範化、現代化的客觀要求，運用計算機管理會計檔案管理成爲會計工作發展的一個新的研究課題。
關鍵詞：計算機 會計檔案
隨着我國計算機技術的不斷髮展，如何做好運用計算機管理會計檔案工作，以使其發揮更好的作用。根據本單位工作的實踐，將如何做好會計檔案的管理工作，談談個人的看法。
一、運用計算機管理會計檔案的特點
傳統的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計覈算專用材料，是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。這些史料和證據具有嚴格的數據平衡性、時序性和嚴肅性、不得隨意篡改。單位實行會計軟件以後，由於產生了許多依附於計算機磁性介質上的數據與文件，財務人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調閱均在計算機上完成，隨之而使會計檔案賦予了許多新的特點。運用計算機管理會計檔案具有以下一些顯著特點：
1、運用計算機管理會計檔案不僅保留了傳統意義上的會計檔案，而且還包括存儲在計算機硬盤中的數據及其他磁性介質或光盤存儲的數據。即會計檔案存儲的範圍和領域擴大了。
2、傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以使用，才具有生命力。即會計檔案的調用需要一定的軟、硬件環境。
3、運用計算機管理會計檔案的載體不僅是通過打印等輸出的`傳統意義上的紙張，更主要的是磁性介質或光盤。即會計檔案的保管不僅是作爲會計資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質或光盤。
4、運用計算機管理會計檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時他們又受載體的質量、存放環境、存儲信息的有效期等條件的影響，即對會計檔案的安全性、完整性要求更高。
5、實行運用計算機管理會計檔案的時間越長，會計檔案與財務軟件的版本數越多，即會計檔案更需要科學地管理。
二、如何做好運用計算機管理會計檔案工作
爲了更有效地做好運用計算機管理會計檔案工作，我們必須根據計算機管理會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、管理與保存、利用等方面的工作。
1、計算機管理會計檔案的收集。所謂計算機管理會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(如一個會計年度)，把計算機系統中的所有會計數據拷貝(備份)存儲到磁性介質或光盤上，從而形成脫離於原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好，以防計算機硬件系統損壞後能在最短的時間內，在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。
除了備份之外，還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等；計算機操作系統、網絡操作系統以及漢字操作系統；財務軟件的編程語言、數據庫系統類型；財務軟件的系統名稱、版本號；財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯繫人以及與會計軟件系統相配套的各種說明書及使用手冊。
2、計算機管理會計檔案的保存。由於計算機管理會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的，根據這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應準備雙份即採用“AB備份法”進行數據的備份，並且每份上要註明形成檔案的時間與操作員姓名，並貼上寫保護，存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災等意外情況引起整個電算化會計系統的毀滅與系統的不可恢復性。在保存這些檔案時應遠離磁場，注意防潮、防塵等。對採用磁性介質保存的檔案，還應定期進行檢查，定期進行復制，防止由於磁性介質的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。
此外，還應注意計算機管理會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。因爲在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數據的結構有可能不同，這就有可能產生會計檔案不能被調閱或者產生某些預料外的錯誤。因此，筆者建議計算機管理會計檔案除保存各版本的備份財務數據外還應保存對應版本的會計軟件系統版本，二者的一致性是非常必要的。顯然，其收集與管理工作也是比較艱鉅的。