一、系統管理員現狀分析與基本要求
1.現狀分析。在新疆林區,會計電算化推廣過程中,突出問題首先就是:系統管理員一般由部門負責人或會計主管擔任,他們通常缺乏計算機技術,不能履行系統管理員的職能。一旦出現問題,只有請外單位的人員來解決,偏遠的地方往往要耽誤工作好幾天。其次,雖然經過幾年對會計人員的電算化培訓,情況有所好轉,有些單位已經有了一些可以擔任系統管理員的人員,但是崗位設置上將系統管理員與會計主管、數據管理員和網絡管理員混爲一談,造成工作中職責不明、權限不清。表現最爲突出的問題是系統管理員的權力過大,相當多的單位在賦予系統管理員權限時,都能夠調用系統的所有功能,有時甚至完全超過了會計主管的權限。究其原因,主要在於以下兩個方面:①一些會計軟件本身就允許賦予系統管理員全部工作權限,支持系統管理員享有所謂的“超級用戶”權力;②一些單位對系統管理員的崗位職責認識不清楚,混淆了會計主管與系統管理員的崗位界限,往往將二者混爲一談。前者需要軟件開發商依照《會計電算化工作規範》,加強對系統管理員權限的約束,摒棄只圖用戶使用“方便”,而不顧會計制度要求的不嚴肅商業行爲。後者則需要會計人員,進一步學習體會在會計電算化條件下的崗位分工,澄清概念、明確職責。
2.基本要求。系統管理員工作壓力大、責任重,會計人員對系統管理員的要求是:事事必會,出現問題能夠徹底解決;當應用程序出現不幹活、報表數據計算錯誤或者系統死機了,會計人員首先想到的是找系統管理員,而不是去問其他技術人員,因爲他們認爲系統管理員應該能夠解決一切問題,究其原因在於他們不能判斷是系統方面的原因,還是計算機硬件或網絡方面的原因。這無形中提高了對系統管理員工作的要求。這就要求系統管理員首先應該掌握基本的會計知識,熟悉會計業務,瞭解會計軟件的各項功能及其結構、聯繫,尤其是網絡版軟件的功能設置。其次,要求系統管理員掌握會計法、會計制度及財經紀律的各項規定。第三,系統管理員必須知道計算機硬件方面的基本知識,單機條件下應熟悉基本的計算機硬件,如軟驅、硬盤等,出現硬件的小問題知道錯誤在何處及解決辦法;網絡條件下的系統管理員還必須掌握網絡方面的基本硬件知識。結合目前正在進行的會計電算化各級培訓,有必要全面地加強系統管理員的業務知識培訓。第四,系統管理員必須熟悉本單位主要業務情況,瞭解主要工作流程。最後,要求系統管理員具有良好的職業、個人品德修養。鑑於系統管理員崗位的重要性、特殊性,其工作涉及整個系統的會計數據、重要工作口令等,故而要求系統管理員應忠於職守、誠信自律,具有良好的道德品質、職業信念。
二、系統管理員的職責與權限
系統管理員的總體要求是保護計算機軟件系統、硬件系統的正常運行,管理機內會計數據。
1.系統管理員的首要任務是,負責會計軟件運行的建立以及系統建立時的各項初始化工作。會計軟件運行環境的建立包括系統軟件、應用軟件的使用,並要結合本單位實際情況建立科目體系、憑證類型、會計覈算方式等。值得一提的是,在會計信息系統建立的過程中,系統管理員非常有必要積極主動地參與系統建賬等初始化工作,儘早熟悉本單位運行情況和工作流程,結合財務軟件功能、特點和運行要求等等提出適宜的實施方案。
2.系統管理員要負責會計軟件日常運行管理工作,監督並保證系統的有效、安全、正常運行。系統自身的安全運行主要涉及系統各項運行日誌的管理維護、防病毒的措施等。系統運行日誌主要是指會計人員上機的操作日誌管理,包括機制日誌和手工日,志。加強對操作日誌的管理,應成爲系統管理員日常的一項重要而又必要的工作。計算機病毒對系統攻擊的破壞性比以往任何時候都嚴重得多,與清除計算機病毒已成爲會計電算化工作中應加以重視的問題。系統自身的安全性日益成爲首要考慮的問題,系統管理員有責任監督檢查系統的抗病毒能力,堅決杜絕病毒可能入侵的機會。
3.系統管理員應負責系統定期的正確性、安全性檢測,保證系統軟件、硬件、網絡、數據庫的'正常運行;負責在系統發生故障時,及時組織有關人員恢復系統的正確運行,針對系統事故找到系統事故原因。
4.對系統各類人員進行分工、管理操作,協調他們之間的工作關係。對用戶的管理,必須及時掌握新任成員的增加註冊,離崗成員的處理操作,人員分工權限的授權管理等。
5.系就管理員應對系統的安全性負責,尤其是做好系統災難預防與恢復工作。災難包括數據庫受到嚴重的意外破壞,由於計算機病毒造成系統崩潰或機器受損,因爲意外情況,如火災、水災、失盜、電源問題等造成系統、數據受到嚴重破壞。這裏特別將災難預防單獨說明,原因就在於會計數據的重要性、會計信息系統自身的特點。預防災難的措施中主要包括會計軟件、系統軟件和各項會計數據、各項網絡參數的備份等。會計數據易受到人爲篡改、不正確操作、計算機病毒的刪改以及意外情況的破壞,系統管理員應及時備份會計數據,監視和發現系統中的一些不正確操作。系統中的會計數據在受到攻擊或破壞後能夠在最短時間內恢復到系統最近狀況,這應當作爲考覈系統管理員工作合格與否的一個重要方面。
6.系統管理員的權限應當侷限於系統的管理和維護。系統管理員的權限,一般來說主要有:網絡服務的管理(口令)、數據庫的操作(口令)、會計數據的及時備份(數據和當期數據)、系統運行及維護的記錄管理、基層單位系統管理員的授權和管理、依照主管會計的人員崗位分工分配會計人員工作權限、新舊會計人員的註冊與註銷等。還有一點需要着重提出的是:對於自主開發的專用軟件,系統管理員是不允許由軟件開發人員擔任或兼任的。
三、系統管理員與電算化條件下會計主管的關係
電算化條件下的會計主管主要負責組織和管理本單位會計電算化工作,確定會計人員的崗位安排、分工權限,總體負責單位會計電算化的數據安全、保密工作,本部門工作進度,系統的穩定、可靠,數據的安全,協調計算機及會計軟件系統運行工作。系統管理員負責單位會計電算化的具體技術管理工作,包括會計軟件系統所涉及到的軟件、硬件的使用、管理、維護等。在一般情況下,會計主管和系統管理員應由兩人分別擔當,尤其是實現網絡條件的會計軟件,從軟件的規模、電算化工作的強度與會計業務的工作量上都要求由專門的系統管理員負責。當然,在單位會計人員不多、會計業務量不大、會計軟件爲單機運行時,會計主管與系統管理員是一個人的情況也是允許的。無論從會計工作的分工、工作的內容、所負責任等方面來講,會計主管都是本單位的業務總負責人,系統管理員應服從會計主管的工作安排,系統管理員的權限並不是“無限大”的,其所做各項工作都應對會計主管負責。
四、如何解決目前新疆林區會計電算化工作中系統管理員崗位設置上存在的問題
1.選擇使用通過部審驗的,對系統管理員職權設置符合分工要求的商品化軟件,選擇信用好,有技術能力,售後服務好的公司購買財務軟件。
2.進一步加強新疆林區財務人員的電算化培訓,尤其要花大力氣對一批有潛能的會計人員進行專門的高層次的系統管理員的培訓。
3.有效利用現有人才資源,對一些非財務的具有計算機技術的人員,進行基本的財務知識培訓,兼任系統管理員,完成系統管理員最主要的職能一一保證計算機系統安全、穩定工作。
4.充分利用服務機構提供的會計電算化服務。我區多數單位所在地一般都有經營電腦和財務軟件的公司,對他們充分考察試用確認誠信可靠之後,可以聘請擔任本單位的會計電算化系統管理員。
5.劃分系統管理員與會計主管的崗位,有條件的單位應設置專職人員擔任系統管理員,系統管理員不能進行具體的會計業務的處理。