中國自古以來是文獻名邦，縱觀其內容，我國文獻大致可分爲專業文獻和地方文獻兩大系統。自解放以來，我國圖書館學界已有不少人試圖對“地方文獻”的概念作出明確的闡述，大家說法不一。其中很重要的一個分歧點在於對“文獻”一詞的解釋不同。可見，要討論“地方文獻”的概念，首先應統一對“文獻”一詞的認識。
“文獻”一詞的概念逐步演變，近代尤甚。以往大家引用最多的是《論語.八佾篇第三》：“夏禮吾能言之，杞不能徵也；殷禮吾能言之，宋不能徵也。文獻不足故也，足、則吾能徵之矣”。對其中的文獻一詞，歷代大儒屢有註釋。近人在此基礎上加以概括和引申， 已泛指一切有價值的圖書資料，《辭源》、《辭海》中的“文獻”詞條即如是。隨着科學技術的不斷髮展，新的信息載體不斷涌現，人們時文獻的認識也逐步深入。現代“文獻”一詞早已突破以往的狹小範圍，而擴展成爲一個外延較大的概念。如我國有人指出：“文獻是用一定的技術手段把一定的知識內容記錄在一定載體上形成的知識存儲和傳遞媒介。”（王萬宗《情報學概論》）在我國國家標準GB3792．1-83《文獻著錄總則》中，文獻是指以文字、符號、形象、聲響爲主要方式，並通過一定的技術手段（寫、刻、印、制等）“記錄有知識的一切載體”。在討論“地方文獻”的概念時，本文的論點立足於以上兩種說法。
“文獻””一詞的概念如經確定，便可以在此基礎上進一步探討“地方文獻”的含意。地方文獻，是指內容上帶有地方性，同時具有重複使用價值的文獻。只要文獻具備了以上兩個條件，則無論其出版地如何，文獻形式如何，文種如何，載體如何，都應納入地方文獻範圍之內。
所謂內容上具有地方性，是指文獻所記載的現象、事實和人物都產生於某一地方範圍之內，或與這一地方有關。首先，便是從自然科學與人文科學各種不同的角度去記錄、研究和探討某一特定地方範圍的過去、現在及其未來的文獻。其次，文獻記錄的內容雖然發生在本地方之外，但其發生與本地方有着直接的聯繫。通過文獻可反映出本地對外地的影響或是外地對本地的影響。
地方文獻的重複使用價值是什麼？由於地方文獻是我國文獻系統的重要組成部分，當然要考慮到它的史料價值和學術價值。只有對日後的工作仍有參考利用價值的文獻才屬於地方文獻範疇之內。象近年來出版量很大的演義小說之類，儘管其內容涉及地方，但除考慮其在地方文學界的影響或在鄉土文學中的地位外，一般不宜作爲地方史料處理。又如在日常工作中大量產生的單位或個人的經驗、總結、階段統計等材料，雖然也是文獻．卻不宜不加選擇地一概納入地方文獻。
通過以上討論我們看出，地方文獻所記錄的是某一特定地區的客觀存在，以及對於地方歷史的描述與探討。因此我們可以認爲，地方文獻是地方歷史和各類地方專業史的基本史料，這也就是地方文獻的性質。
在各種文獻形式中，檔案一直是個有爭議的品種。“檔案是機關、團體、企業、事業單位及個人在活動中形成的，具有查考利用價值，歸檔集中保存起來的文件材料。”（陳兆 《檔案管理學》）從理論上講，地方檔案當然可以歸入地方文獻的範疇，而且還應該是地方文獻中的一個重要品種。在實際工作中，因爲各地都有專門的行政檔案館和其他專業檔案部門，地方檔案的收集、保存、整理和提供，主要由他們去完成。但地方檔案部門各有自己的工作重心，對於地方檔案，尤其是產生於民間的大批檔案材料的收集，很難做到面面俱到，鉅細無遺。因此，地方的博物館和圖書館從各自的角度去收集地方檔案是大有必要的。
從意義上看，鐫有文字或圖形的刻石、鐘鼎、甲骨和簡策、書畫等地方文物也都屬於地方文獻的範疇。但這些作品不易於也不宜於流通，因而需要由地方博物館來收集、研究和保藏，圖書館的地方文獻部門可收集這些品種的照片和拓片等複製件。