文章摘要：隨着企業的發展和業務的壯大，需要記載的檔案越來越多，如果還是採用傳統的紙質檔案，將會降低檔案管理的難度和成本。本文探討如何建立企業電子信息技術管理系統，尋找更加科學的管理方法。
關鍵詞：企業檔案；電子信息技術管理；系統
電子信息技術管理系統簡單來說就是管理企業的檔案系統，是光盤存儲、數據庫管理、圖像編輯、信息共享和處理一站式的全新的現代化管理系統。數據檔案上網，即可實現企業員工對數據的共享，設置權限，使得相應部門的工作人員可對數據進行處理更新。這樣有利於信息的調用和傳播，提高企業的工作效率。但是如何構建一套安全可靠實用的電子信息技術管理系統是擺在企業檔案管理人員面前的一道難題。
1構建企業電子信息技術管理系統的原則
1.1實用性原則。
每個企業都有每個企業的文化和業務，所以每個企業都必須根據自身的實際情況來構建電子信息技術管理系統。只有這樣，才能體現出自身企業的特點，才能夠讓企業員工更加有效的瞭解和熟悉企業的電子信息技術管理系統。任何看似先進而不使用的系統都不是好系統。
1.2安全性原則。
企業的電子信息技術管理系統包含大量的企業信息，如果信息安全得不到保證，將會導致企業信息外泄。輕則讓員工私人信息泄露，重則很多商務信息傳到競爭對手手上，將會讓企業利益很大程度的受損，導致企業受到沉重打擊。所以電子信息技術管理系統的安全性處於非常重要的地位。
1.3開放性原則。
企業帶腦子信息管理系統不進要在企業內部對相關的工作人員開放，還要對外部訪客進行開放。系統需要有相應的端口與其他系統相連，比如PS系統、CAD系統等，可以讓企業內部人員直接整合相關的信息，達到內部信息共享的目的，提高生產科研效率。另一方面讓企業外部人員能夠進入系統，瞭解企業產品和文化，或許每一位瀏覽企業信息的人都是潛在的顧客。
1.4先進性原則。
電子信息技術管理系統如同手機一樣，也是一個快速發展的商品。企業要與時俱進，時刻保持系統的先進性，不能讓陳舊的系統影響企業的發展，及時更新和完善對於企業的發展有着促進作用。
2構建企業電子信息技術管理系統的方法
2.1準備階段。
首先，需要相關工作人員廣泛的收集企業的相關信息，尋找合適的電子信息技術管理軟件開發公司，瞭解信息管理的發展趨勢，以選擇最適合的電子信息技術管理系統。其次，協調企業各部門工作人員召開會議，瞭解各部門的信息管理需求，並將這些需求轉達給管理系統開發公司，初步達成合作意向。最後搭建企業信息管理系統操作和使用制度，讓系統有序運行，幫助企業提高工作效率。
2.2建立階段。
首先，協同信息管理系統軟件開發公司安裝企業電子信息系統，連接企業的局域控制網絡，把需要接入系統的其他系統和打印機等外部設備接入系統，初步構建較爲完善企業電子信息技術管理系統。其次，組織企業各部門相關工作人員，進行系統的試運行，檢查存在不足的地方和不合理的地方，或者有哪些地方需要改進的。最後，講試運行期間的問題彙總提交給系統開發公司進行修改。
2.3交付使用階段。
第一，開發公司對相關部門後臺運作員工進行專業的培訓，保證後臺運行員工能夠正確使用。第二，系統全面對企業內部和企業外部進行開放運行，正式交付使用。第三，必須和開發公司簽署系統的售後和技術服務工作，做好系統的安全維護工作。
3構建電子信息技術管理系統的注意事項
3.1準備工作。
構建企業的電子信息技術管理系統是一項牽扯廣泛的複雜工作。這裏面會涉及到企業的各個部門的生產信息，需要資金和技術的支持。如果準備工作做不到位，將會導致部門之間協調不順暢，延誤系統構建的進步性和科學性，甚至導致系統構建計劃流產。
3.2需求分析。
電子信息技術管理工作的目的在於提高各個部門交流和生產的效率，所以必須認真分析各個部門的需求，不能夠憑藉該系統構建部門的意願來搭建。這會導致系統不符合實際需求，浪費大量的人力、物力和財力。輕則是工作失誤，重則是生產事故。只有認真分析各個部門的需求，纔可以構建符合生產需要的信息管理系統，以提高企業的效率。
3.3聯合開發。
每個企業都有自己的公司文化和專長，企業自身對本單位的信息比較瞭解，而系統開發公司的優勢在於開發應用系統。單靠企業自身或者開發公司都是無法直接完成構建電子信息技術管理系統的任務。聯合開發的.優勢在於兩家單位互補，企業選擇開發單位的時候也要看中它的研發案例和經驗。儘量尋找一家有能力、安全可靠、售後積極的公司。
3.4專人銜接。
企業構建電子信息技術管理系統，必須要委任專人來對接系統開發公司，不要隔幾天就換一個人。因爲每一個人對企業電子管理系統的理解都是不一樣的，對開發公司來說，同一個人接洽，有利於信息的對接和意圖的理解，更有利於保障系統開發的週期，避免因爲溝通不一致，導致系統開發週期延長。
3.5試用對象。
選擇正確的試用對象，可以有效的評價和發現企業電子信息技術管理系統存在的不足和可以改進的地方。特別是系統後天運行和系統對接企業其他系統的銜接，一定要選擇較爲專業的工作人員來試用，保證系統正式運行不會出現錯誤而導致企業生產效率的降低。
3.6項目監控。
企業信息管理系統是一個大的工程，投入較大，週期較長，一定要安排專門部門對接系統開發公司，實時監控系統的開發進步，保證系統能夠按照預定的時間進行開發並投入使用。好的企業電子信息系統將會極大的提高生產效率，對企業的發展有事半功倍的效果。不好的電子信息技術管理系統將會導致各個部門怨聲載道，互相推諉，反而拉低工作效率。企業信息電子化管理已成爲現代企業管理的趨勢，需根據自身的發展特點，構建符合企業自身實際需求的電子信息技術管理系統。
參考文獻：
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